Biogema refond et restructure son organisation papier grâce au logiciel de GED Novaxel

BIOGEMA, fabricant de retardants chimiques pour les feux de forêt choisit NOVAXEL, pionnier et numéro un en France de la GED intuitive, pour procéder à la refonte de son organisation papier et pour structurer ses flux documentaires.

problématique

Basée à Aix-en-Provence (13), la société BIOGEMA est spécialisée dans la fabrication de retardants chimiques pour les feux de forêt. Cette PME de sept personnes créée en 1985, compte une dizaine de clients français et internationaux, dont notamment La Sécurité Civile Française et La Sécurité Civile Italienne.

Arrivé début 2010, Pierre Schneider, responsable administration et qualité chez BIOGEMA, fait le constat du lourd héritage papier laissé à la petite société française. Lui-même fortement imprégné de la culture « sans papier », il décide alors de partager son expérience d’organisation et de faire appel à un spécialiste pour mettre en place une solution de GED afin de structurer et d’organiser au mieux l’information.

choix de la solution

Pierre Schneider se met en quête d’un logiciel capable de répondre à ces problématiques, et retient, en avril 2010, huit acteurs du marché des solutions de GED. Après avoir rencontré et testé chacune des offres, NOVAXEL se démarque finalement en raison de sa simplicité, de ses fonctionnalités et de l’aspect technique bien maîtrisé par l’équipe. «  J’ai vivement apprécié la démarche de NOVAXEL, qui, sans  chercher à vendre à tout prix un logiciel, s’est appliqué à nous en démontrer la qualité et l’efficacité, » déclare Pierre Schneider.

Au final, ce sont la facilité de mise en œuvre et d’utilisation du logiciel, qui présente une interface intuitive, ainsi que la qualité d’accompagnement des formateurs NOVAXEL auprès des six utilisateurs de la GED chez BIOGEMA qui ont favorisé l’adhésion.  « La majorité des collaborateurs n’avait jamais travaillé avec ce type d’outil, cela les effrayait un peu au début mais grâce à la clarté de la formation et à la convivialité du logiciel, nous les avons facilement convaincus, » explique Pierre Schneider.

L’implémentation du logiciel et son utilisation pour organiser et structurer tous types de documents (e-mail, .ppt, .xls, .doc, photos, pièces jointes, etc.) ont pu ainsi être effectifs dès le mois de mai 2010. Avec ce système, c’est 15 000 documents qui sont ainsi gérés grâce au logiciel de GED et trois à quatre armoires de papier ont ainsi pu être libérées.

bénéfices

La solution de GED a su faire valoir ses points forts auprès des utilisateurs de la société BIOGEMA, tous unanimes sur l’intérêt et l’utilité d’un tel logiciel. Sa rapidité de recherche (en mode raisonné ou par mots clés) est jugée comme « assez extraordinaire », « conviviale » en raison de son interface accueillante et ergonomique, les utilisateurs y retrouvent facilement leurs repères.

De plus, le logiciel Novaxel intégrant les flux d’e-mails, les utilisateurs bénéficient désormais d’une gestion globale de l’information auparavant éparpillée entre les architectures Windows et toutes celles reproduites à l’identique dans les boîtes de messageries. NOVAXEL est devenu l’unique intermédiaire entre les utilisateurs et l’ensemble des documents de l’entreprise.

Enfin, BIOGEMA étant certifiée ISO 9001, elle est auditée chaque année pour démontrer sa capacité à mettre en place « une organisation efficace, qui permet de fournir des produits ou services de qualité conformes aux exigences spécifiées contractuellement ». Ainsi, NOVAXEL lui permet de répondre à deux des six procédures obligatoires de l’ISO 9001, qui sont : « la maîtrise de la documentation et la maîtrise des enregistrements relatifs à la qualité ».

À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif,  MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques  déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante  grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « Novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.