Charte Marianne : Novaxel accompagne 300 collectivités dans la démarche qualité de la gestion du courrier et permet aux élus de répondre à leurs obligations

NOVAXEL, pionnier et numéro un en France de la GED intuitive, accompagne les collectivités dans leur démarche de qualité répondant aux objectifs fixés par la Charte Marianne, notamment sur l’aspect relatif à la gestion du courrier.

La Charte Marianne a été mise en place pour améliorer la qualité de l’accueil proposé aux usagers, quel qu’il soit (physique, téléphonique, électronique et courrier). Elle définit une série d’engagements pour changer le visage de l’administration auprès des usagers. Les valeurs défendues par la Charte sont : la courtoisie, l’accessibilité, la rapidité, la clarté de réponses mais également l’esprit d’écoute, de rigueur et de transparence.

Jusqu’à présent, et pendant de nombreuses années, l’administration a eu mauvaise presse tant la qualité du service laissait à désirer, dégradant par la même occasion son visage et son image. Les usagers attendaient parfois plusieurs semaines, voire des mois, pour obtenir une réponse ; parfois même aucune réponse ne leur parvenait. Le temps perdu et l’agacement des usagers se sont accrus au point de perdre toute confiance en l’administration jugée incompétente. Grâce à la Charte Marianne, la qualité redevient un élément essentiel du service, et s’inscrit dans une démarche réelle de communication de l’administration envers ses usagers.

Par l’adoption de ce texte, une collectivité peut désormais être qualifiée de Charte Marianne « verte » ou « rouge », l’indice de couleur reflétant le niveau de la démarche qualité minimal fixé, atteint ou non.

En l’occurrence :

–          70% des administrations s’engagent à répondre aux courriers postaux en moins d’un mois.

–          45% s’engagent à répondre aux courriers électroniques en moins d’une semaine.

Acteur majeur de la gestion de l’information, NOVAXEL a équipé plus de 300 mairies et collectivités locales, et les aide à atteindre cet objectif en termes de démarche qualité, de gestion, d’accessibilité, de diffusion et de traitement rapide de l’information. L’expérience mise en exergue par la société auprès des diverses administrations et collectivités de France (Mairie de Douvaine, Communauté du Petit Caux, etc.), lui accorde un crédit naturel pour les accompagner dans la démarche, notamment, de rapidité de réponse inscrite dans un contexte de qualité d’accueil du courrier entrant.

Le logiciel de GED (Gestion Electronique de Documents) NOVAXEL permet aux collectivités d’identifier plus facilement le nœud de l’information lorsqu’il est rencontré : l’information reste parfois bloquée définitivement (perdue) ou temporairement (ralentie) à un endroit précis de la chaîne de transmission de l’information (système plus couramment appelé Workflow).

Tout courrier arrivé va être identifié en fonction d’un expéditeur et attribué à un destinataire qui va être désigné responsable du traitement de ce courrier, et va lui associer une réponse, de manière à atteindre le taux minimum de 70% de réponses attribué aux courriers postaux par la Charte. Grâce à la GED et au workflow, il est possible de connaître le moment précis d’arrivée d’un document, de savoir par qui il a été traité, quand, comment et vers quel service il a été ensuite renvoyé.

De même, si le document reste immobile trop longtemps à une étape de la gestion de l’information, il sera ainsi facile de d’identifier cette étape à corriger, à améliorer, pour débloquer la situation et maintenir les délais fixés.

Les enjeux politique et économique véhiculés par la Charte Marianne sont non négligeables tant elle sera un gage officiel et factuel de qualité de service, pour se démarquer des autres collectivités ; mais également un vecteur de retour sur investissement, grâce à la baisse des coûts octroyée par l’usage d’une solution de GED (coûts engendrés par la désorganisation, les coûts de papier, d’affranchissement, de stockage, etc.).

« Sans oublier que l’Elu est responsable pénalement ! Concrètement : un citoyen envoie un courrier à sa mairie pour l’informer d’un danger concernant un lampadaire défectueux. Si ce courrier n’est pas traité, oublié, ou perdu, et que le lampadaire cause un dommage corporel, la responsabilité du Maire est engagée au niveau pénal. Notre solution va permettre une traçabilité totale sur le traitement des courriers et de ce fait, aider les Elus à identifier des anomalies ou à prouver leur bonne foi, » souligne Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de NOVAXEL.

SÉMINAIRE SUR LA DEMATÉRIALISATION DU COURRIER

La société NOVAXEL, représentée par Martine Joulia-Cubizollres, directrice générale, sera également visible le jeudi 2 décembre, au séminaire « Réussir sa dématérialisation du courrier », organisé par Ideal Connaissances. Plus d’informations sur :

http://www.idealconnaissances.com/index.php?option=com_ideal&view=reseau&id=26&Itemid=13

À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « Novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif,  MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante  grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « Novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.

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