Novaxel mise sur les assistantes manager pour réussir la mise en place d’une GED d’organisation dans leur entreprise

NOVAXEL, pionnier et numéro un en France de la GED intuitive annonce sa présence à Office Expo, le salon des métiers support de l’entreprise et de l’assistanat, qui aura lieu les 18 et 19 novembre 2010 au CNIT de la Défense. Martine Joulia-Cubizolles, directrice de Novaxel, abordera le thème de « la GED intuitive pour travailler autrement » afin de sensibiliser les assistantes sur leur rôle dans l’organisation de l’information au sein de leur entreprise.

Situé à la fois en amont de la prise de décision, qu’elle contribue à faciliter et en aval pour la mise en exécution, le rôle de l’assistante de direction s’est considérablement développé avec les années, jusqu’à devenir essentiel tant il est le carrefour de l’information qui transite dans l’entreprise.

L’assistante de direction est le bras droit de son patron : elle le décharge de toutes les tâches administratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel, élabore son courrier à partir de consignes. Elle organise les réunions de travail, prépare les dossiers, assiste à des réunions de travail pour en assurer les comptes-rendus, etc.

NOVAXEL, partenaire de la FFMAS (Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat), propose une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) intuitive et puissante qui permet aux assistantes de travailler plus efficacement avec des bénéfices visibles  instantanément en termes de : qualité de travail, productivité, rapidité d’accès à l’information, réduction des impressions, confort d’utilisation, etc. Le gain de temps et les économies dégagées sont considérables et immédiates, car il faut savoir que l’organisation est l’aspect le plus souvent négligé et que son absence coûte très cher à l’entreprise. Là où un simple navigateur trouve ses limites dans le classement et la recherche des documents, NOVAXEL, le logiciel dédié à l’organisation électronique des documents, propose une solution adaptée au métier des assistantes avec une grande facilité d’utilisation.

« Il s’agit en fait d’armoires numériques qui permettent de ranger et classer des documents. La logique de classement n’est plus individuelle mais collaborative car elle reflète l’organisation globale de l’entreprise, et de ce fait, devient intuitive pour tous les collaborateurs. Cette démarche pilotée par l’assistante permet d’y voir plus clair et surtout de gagner beaucoup de temps » souligne Martine Joulia-Cubizolles, directrice de Novaxel.

Le logiciel de GED confère également aux assistantes un confort qui contribue à une meilleure réactivité et à une diminution du stress au travail. Il est essentiel de maîtriser la gestion des documents pour être capable de trouver le bon document au bon moment pour maintenir un niveau d’organisation optimal et travailler plus sereinement et plus efficacement au quotidien.

NOVAXEL respecte l’organisation de l’entreprise et transpose son organisation papier à la forme électronique : documents numérisés, documents bureautiques, images, emails, etc., tous types de documents sont organisés et classés dans des armoires, rayons, classeurs et dossiers électroniques. L’accès est facilement paramétrable et peut être restreint pour préserver la confidentialité de données spécifiques, le principe de base restant toujours le même : dématérialiser l’information en vue de la partager avec tous les collaborateurs de l’entreprise, et ceci en toute sécurité grâce à une vraie gestion des droits.

L’intérêt pour la GED s’est largement diffusé et la qualité du logiciel NOVAXEL reconnue au point d’être retenu comme logiciel de référence par les principaux éditeurs de manuels scolaires que sont Hachette, Nathan et Foucher, pour former à la GED dans les programmes de formation des BTS Assistante Manager.

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