Century 21 Alliance Conseils classe et recherche ses documents immobiliers grâce à la GED Novaxel

CENTURY 21 Alliance Conseils de Nogent-sur-Marne (94), agence immobilière franchisée, choisit la solution de gestion électronique de documents NOVAXEL pour mettre en place une politique d’organisation informatisée, de classement et de recherche des informations relatives aux transactions, locations et gestion de biens immobiliers.

problématique

Gilles Mallet, directeur de CENTURY 21 Alliance Conseils cherchait une solution qui permette à ses commerciaux de se concentrer exclusivement sur des actions à valeur ajoutée. La lourdeur de la gestion administrative pesant quotidiennement sur l’entreprise en temps et en argent, il était nécessaire de pouvoir absorber davantage de volume, de faciliter l’accès aux dossiers, tout en réduisant les dépenses et en œuvrant en faveur de l’écologie.

choix de la solution

CENTURY 21 Alliance Conseils s’est intéressée à la Gestion Electronique de Documents en 2008. A cette époque, le marché immobilier connaissait la crise et comme dans beaucoup de sociétés, un certain nombre d’investissements ont été gelés. Depuis, la conjonction économique s’est redressée, et même si la crise n’est pas tout à fait terminée, l’agence immobilière CENTURY 21 Alliance Conseils a décidé de remettre à l’ordre du jour le remplacement de son photocopieur RICOH par un système multifonction couplé à une solution de Gestion Electronique de Documents.

La décision de mettre en place une solution de GED intervient dans le cadre d’une réorganisation générale de l’information dans l’entreprise ayant pour but de créer davantage de valeur ajoutée. Gilles Mallet, directeur de CENTURY 21 Alliance Conseils a donc profité de cette période d’activité ralentie pour réfléchir à la meilleure façon de structurer l’information dans son entreprise.

Conscient de l’évolution du métier d’agent immobilier, et de la place prépondérante de l’outil informatique, Gilles Mallet choisit la GED de classement NOVAXEL pour l’aider dans cette démarche de classement et de recherche de l’information.

Retenue sur sa capacité à prendre en compte les volumes considérables de papier inhérent à la profession, à répondre aux besoins d’accès rapide et facile à l’information, à son paramétrage intuitif, NOVAXEL est installée en mai 2010. De plus, la société Ricoh en proposant une solution copieur/GED adaptée à ce projet de dématérialisation, s’est montrée très compétitive.

Comme pour chacune de ses installations, NOVAXEL a assuré quelques heures de formation pour accompagner l’équipe de six personnes de CENTURY 21 Alliance Conseils et l’aider à se familiariser avec l’interface utilisateur. Le logiciel fourni avec une arborescence métier, personnalisable à souhaits, est désormais selon Gilles Mallet « un outil opérationnel à 100%. » Une fois entrés dans la GED NOVAXEL, les documents peuvent être renommés avec une codification pertinente, permettant d’identifier et de rechercher plus facilement un document. CENTURY 21 Alliance Conseils a choisi également d’associer un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) au logiciel de GED NOVAXEL afin d’intégrer une fonction permettant la recherche d’informations dans le corps même des documents intégrés à NOVAXEL (Full text) et d’optimiser la place disque sur le serveur.

Le métier d’agent immobilier est un métier plus compliqué qu’il n’y parait tant il fait appel à des compétences commerciales mais également juridiques. « Nous sommes amenés à rédiger des actes à partir de documents transmis entre autres par les notaires ou par les clients ; la GED couplée au logiciel OCR apporte une valeur ajoutée indispensable pour sécuriser la rédaction et retrouver facilement et rapidement un document juridique rédigé avec une clause particulière il y a 3 ans, par exemple, » explique Gilles Mallet.

bénéfices

L’arrivée de la solution de GED a été parfaitement bien vécue par toute l’équipe : il est facile de s’y retrouver car l’organisation de l’armoire virtuelle est la même que celle qui existait en version physique. « Nous avons strictement reproduit notre organisation physique dans celle de la GED. Nous avons transposé tout ce schéma à quelques contraintes près, mais cela était relativement simple car nous étions déjà très bien organisés, » commente Gilles Mallet.

Deux principales bibliothèques ont donc ainsi été créées dans NOVAXEL : l’une nommée « commercial » et l’autre « direction ». L’accès aux informations étant sécurisé, seuls le directeur et l’assistante disposent d’un accès à la bibliothèque « direction » contenant les informations clés de l’entreprise, administratives, RH, etc. De la même manière, bien qu’elle puisse accéder à la bibliothèque « direction », la secrétaire ne verra pas le dossier RH. Les collaborateurs quant à eux ont un accès limité à la « consultation » des documents de la bibliothèque « commercial », sans pouvoir modifier l’arborescence. Des dossiers types, prêts à l’emploi, sont créés automatiquement, afin que l’agent commercial puisse toujours trouver un dossier disponible, correspondant à son besoin de classement (client, mandat, vendeur, acheteur, etc.).

Dès les premiers mois d’utilisation, Gilles Mallet reconnait combien la GED NOVAXEL est un logiciel intuitif, souple et adapté au métier de son entreprise. Il constate également une diminution réelle des allées et venues improductives de ses collaborateurs : « Rien que de ne plus constater les allers-retours nombreux des commerciaux, les dossiers papier laissés en désordre, ou encore les dossiers à sortir une fois, deux fois, trois fois…dans la même journée, c’est déjà très appréciable, » s’exclame Gilles Mallet.

évolution a venir

En faisant appel à NOVAXEL, CENTURY 21 Alliance Conseils se montre non seulement novatrice dans l’organisation appliquée à l’entreprise, mais également visionnaire en pensant dès aujourd’hui à l’usage qu’elle en aura demain. En effet, en prévision de la création d’un nouveau service de gestion de biens immobiliers qui viendra s’ajouter au catalogue des prestations début 2011, Gilles Mallet, directeur de l’agence CENTURY 21 Alliance Conseils, souhaite utiliser la GED pour l’aider dans la gestion de ce nouveau département, très consommateur de documents et de classement et pour offrir un acces aux clients qui consulteront directement sur Internet certains documents.

A terme, la gestion des informations comptables est une évolution également souhaitée par l’agence immobilière.

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