Tebicom a proposé M-Files comme solution ECM centrale à l’entreprise de construction suisse. La numérisation a permis au groupe de passer de l’ère du papier à celle d’une gestion collaborative de l’information.
M-Files, un leader mondial de la gestion de l’information basée sur les métadonnées, et son partenaire suisse Tebicom, partagent leur expérience dans la mise en place de M-Files en tant que plateforme centrale de gestion documentaire et d’automatisation des processus au sein du Groupe Grisoni.
Le Groupe Grisoni est une entreprise de construction suisse composée de 5 entreprises, 12 succursales, et employant 1 200 collaborateurs œuvrant dans 8 grands domaines de compétences : le génie civil, le bâtiment, les travaux spéciaux, la géothermie, la déconstruction et le désamiantage, les travaux ferroviaires, la construction bois et l’entreprise générale.
Conscient que le document occupe un rôle central dans le métier de la construction, le Groupe Grisoni fut un précurseur de la dématérialisation. Lorsque la solution informatique qu’il avait adopté au départ a cessé de répondre à ses besoins, le Groupe Grisoni a choisi la plateforme de gestion de l’information basée sur les métadonnées de M-Files, sur les conseils de son partenaire Tebicom, en charge de toute son infrastructure informatique.
« Nous souhaitions centraliser nos documents, dématérialiser au maximum pour faciliter la recherche et améliorer notre gestion interne. M-Files est un logiciel performant qui nous a été présenté par un partenaire de confiance, Tebicom : c’est le duo gagnant, » témoigne Yannick Bürgisser, Responsable administratif du Groupe Grisoni. Les résultats parlent d’eux-mêmes, le temps de recherche d’un document a diminué de 80%.
Après avoir établi un contrôle général sur tous les documents et dossiers, l’intérêt s’est porté sur l’automatisation des processus. L’utilisation de M-Files a été particulièrement bénéfique pour la facturation entrante, dont le temps de traitement a été divisé par dix. Grâce à M-Files, le statut d’une facture est toujours transparent et permet de voir pourquoi et où elle est bloquée.
Les paiements sont accélérés, ce qui permet de gagner sur les escomptes lorsque la facture est réglée dans les temps. Et parmi les 1500 factures traitées chaque semaine, plus aucune ne se perd.
Suite à ce succès, M-Files est devenu une GED transversale dont l’utilisation a été progressivement étendue. Par exemple, la plateforme basée sur les métadonnées permet également de traiter le courrier entrant.
Le Groupe Grisoni apprécie particulièrement les fonctionnalités de collaboration qui permettent aux différentes parties prenantes d’un chantier de travailler ensemble de manière simple et efficace. L’archivage numérique proposé par M-Files leur permet de simplifier la mise en conformité avec les réglementations en vigueur. En effet, toutes les informations sur les chantiers qui datent de plus de dix ans sont automatiquement archivées, conformément à la loi.
Très satisfait des résultats obtenus à ce jour, le Groupe Grisoni souhaite utiliser M-Files pour automatiser le plus de tâches possibles, notamment pour la gestion des chantiers de construction, des collaborateurs et des stocks, ainsi que pour fournir des appareils mobiles aux contremaîtres.
“Nous sommes fiers d’avoir accompagné le Groupe Grisoni dans sa transformation numérique. Grâce à M-Files, le Groupe n’utilise presque plus de papier et possède une traçabilité de toutes ses décisions. Nous croyons à l’intégration entre les systèmes et non à l’ERP qui fait tout, c’est pourquoi nous préconisons de mettre M-Files au cœur du système d’information,” déclare Christian Bosson, Ingénieur commercial chez Tebicom, pour résumer le succès du projet commun.
À propos de M-Files
M-Files est un leader mondial de la gestion de l’information. La plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées de M-Files permet aux collaborateurs de trouver instantanément la bonne information au moment où ils en ont besoin, d’automatiser les processus métier et de renforcer le contrôle de l’information. Cela constitue un avantage concurrentiel et offre un bon retour sur investissement aux entreprises qui améliorent ainsi l’expérience client et la qualité du travail, tout en minimisant les risques. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.m-files.com.
