Un énorme gain d’efficacité sur 150 000 factures annuelles
La société Castel, référence mondiale dans le domaine de la boisson, spécialiste des métiers du vin et de la bière, a choisi la solution ELOprofessional d’ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, pour dématérialiser le traitement de ses 150 000 factures fournisseurs et frais généraux annuelles. Un projet réalisé par DMS, intégrateur de longue date des solutions ELO.
Afin de réduire le temps de traitement des données, Castel a décidé de mettre en œuvre un processus de validation dématérialisé, permettant d’éviter les traitements répétitifs sur un même document et facilitant la recherche et l’accès aux factures.
Les exigences de la société Castel Frères étaient que la solution retenue soit modulaire, flexible et évolutive et qu’elle puisse s’intégrer avec les applications existantes dans l’entreprise. Une attention particulière devait être portée sur la facilité d’utilisation du logiciel par les utilisateurs.
Castel a choisi ELOprofessional, une solution complète et ergonomique qui assure l’archivage des factures et permet la mise en place de processus dématérialisés pour leur traitement et leur validation, tout en facilitant leur consultation. La société DMS (Document Média Système) est chargée de sa mise en œuvre.
« Les solutions ELO proposées par DMS étaient les plus complètes et les plus modulables pour être au plus proche de l’organisation en place et de celle que l’on souhaitait dans le cadre de notre projet de dématérialisation » affirme David Lioret, Directeur Compable et Fiscal, Castel.
Les solutions mises en place par DMS sont ELO DocXtractor, pour la lecture, le classement et le traitement intelligent des factures, couplée à ELOprofessional pour l’archivage, la mise en place de processus dématérialisés et la consultation des documents.
Castel a été séduit par le classement intuitif de la solution (armoire, classeur), les fonctions de recherche avancées, l’intégration d’ELO avec les outils MSOffice et sa grande capacité de dématérialisation des documents et des processus de l’entreprise.
« Nous sommes ravis de bénéficier désormais d’un traitement des processus de validation des factures fournisseurs dématérialisé, l’extraction des données est automatique et fiable. » témoigne David Lioret.
Frédéric Dupré, Directeur des Ventes d’ELO Digital Office, se réjouit des résultats constatés : « Grâce à ELOprofessional, le temps de gestion et de validation des factures est passé de 3 semaines à 3 jours chez Castel, les coûts de traitement sont réduits, les processus se sont améliorés, ce qui leur permet de gagner en productivité. Les utilisateurs bénéficient d’un meilleur service : ils peuvent facilement et rapidement consulter et archiver tous les documents au format électronique.»
La solution, d’abord élaborée pour le siège, a ensuite été étendue vers les différents sites de production du groupe.
