Insight, fournisseur IT leader en matériel, logiciels, solutions cloud et services IT pour les entreprises et le secteur public, a accompagné EDC Paris Business School dans sa migration vers Microsoft Office 365. Ce passage vers une solution en ligne adaptée aux nouveaux usages et aux nouvelles attentes des étudiants, comme des enseignants, s’inscrit dans une stratégie globale de transformation digitale. Outre les économies générées, c’est la capacité opérationnelle des étudiants sur le marché du travail qui se voit renforcée.
La transformation numérique au service des innovations pédagogiques
Depuis quelques années, le développement du numérique vient transformer nos habitudes dans chaque strate de nos vies privée et professionnelle. L’enseignement supérieur ne fait pas exception : la pédagogie numérique y a également transformé le quotidien des enseignants et des étudiants, avec une accélération au cours des dernières années (e-learning, universités numériques, MOOC).
La pédagogie numérique passe avant tout par le développement des équipements et des solutions mises à la disposition des publics, des écoles et des universités, qui doivent s’adapter aux évolutions des usages et des attentes des utilisateurs. C’est dans ce contexte qu’il sera possible de faire émerger de nouveaux outils et de nouvelles méthodes de travail. La finalité est de favoriser l’apprentissage et la formation des étudiants, comme des enseignants, dans une logique vertueuse de dynamique collective.
Ces enjeux, EDC Paris Business School (http://www.edcparis.edu/) les a bien saisis. L’école a ainsi intégré que la transformation numérique induit de nombreuses innovations pédagogiques et organisationnelles. De plus, cette révolution numérique constitue un levier d’évolution majeur dans le domaine de l’enseignement supérieur et de la recherche. Sur la base de ce constat, l’école a souhaité faire évoluer ses pratiques grâce aux fonctionnalités contributives et au large accès de connaissances qu’elle autorise (développement de réseaux, accès à de nouvelles données, partage d’expériences, etc.).
Insight et Microsoft Office 365 : une solide réputation pour un accompagnement sur mesure
EDC Paris Business School était confrontée à des problèmes d’obsolescence de son serveur de messagerie open source. L’école a ainsi pris la décision de faire migrer la messagerie de l’école sur Office 365 en raison de sa solide réputation et de son orientation entreprise, favorisant l’insertion des étudiants dans le monde professionnel. Et c’est en s’intéressant à Microsoft que Miguel Hernandez, DSI et directeur de l’information d’EDC Paris Business School, a découvert le fournisseur IT Insight, leader en matériel, logiciels, solutions cloud et services IT pour les entreprises et le service public. “Nous venions de recevoir un avertissement de non-conformité assorti d’une demande de désinstallation de l’ensemble de nos produits Microsoft », explique Miguel Hernandez. “Nous avons ainsi été redirigé vers Insight qui nous a permis très facilement de rétablir la situation. Très satisfaits par leur réactivité et leur efficacité, c’est tout naturellement que nous les avons sollicités dans le cadre de notre projet de migration vers Exchange Online.”
Insight a ainsi proposé à EDC Paris Business School, à un tarif ultra compétitif, la mise en place immédiate des ressources nécessaires pour opérer la migration, tout en les accompagnant dans l’achat d’équipement hardware permettant de renforcer la performance du système d’information. Insight les a notamment orienté vers l’offre Microsoft Campus Program, dont peuvent bénéficier les écoles supérieures.
Adressant près 2200 utilisateurs finaux, le service a été mis à disposition en août 2015, à la suite d’une acquisition de Microsoft Office 365 en février 2015. La migration a en effet eu lieu pendant la période de vacances scolaires, la plus propice à ce type d’évolution, sur la base d’une information des utilisateurs dès mai 2015.
Des bénéfices aussi bien économiques qu’en termes d’usages
La migration a apporté à EDC Paris Business School de nombreux bénéfices. Les premiers sont relatifs à l’outil lui-même, qui permet d’unifier les communications internes et de faciliter la communication entre l’ensemble des intervenants de l’école en leur permettant d’utiliser la même solution pour communiquer, partager des documents et collaborer plus efficacement. La messagerie permet également de connecter les utilisateurs nomades, en unifiant les usages de communication entre l’environnement universitaires et les supports mobiles de ses utilisateurs, via des outils simples et modernes, accessibles à tous et à la prise en main instantanée.
Ce projet de migration a apporté des optimisations plutôt que des réductions de coûts significatives à EDC Paris Business School. Microsoft Office 365 propose des mises à jour continues et gratuites : créer de nouvelles boîtes mail n’occasionne aucun frais complémentaire. “Le coût de la migration a été amorti très rapidement, grâce à une solution qui s’avère beaucoup plus compétitive”, précise Miguel Hernandez. “Le système de messagerie a également gagné en fiabilité et en sécurité. Enfin, le service client est de grande qualité : les équipes Insight comme Microsoft se montrent toujours proactives pour proposer des produits à jour ainsi qu’une assistance de proximité, et ce gratuitement.”
Grâce à cette meilleure maîtrise des aspects techniques comme budgétaires, EDC Paris Business School continue d’ores et déjà sur sa lancée, avec la proposition en juin dernier de “discovery workshops” à l’attention des enseignants-chercheurs, animés par Stéphane Benoist, l’expert solution “modern workplace” d’Insight. L’objectif : obtenir des conseils en matière de construction d’une plate-forme SharePoint. L’expérience s’est avérée très positive : la qualité des échanges et la pédagogie du formateur auprès de publics qui ne maîtrisent pas tous forcément la technologie ont tout particulièrement été appréciés. Comme le souligne Miguel Hernandez, “cette disponibilité et cet espace d’échange sont un réel gain de temps pour nous rapprocher vraiment du besoin des utilisateurs”.
EDC Paris Business School répond aux besoins d’une population qui change, avec une génération d’étudiants “digital natives” très en attente de technologies et d’outils pour mieux échanger, collaborer et travailler dans des conditions optimales accompagnant ainsi les usages nomades. Les étudiants se sont immédiatement appropriés l’outil, en créant des groupes de sécurité, de travail et d’échanges, en utilisant les adresses e-mail au nom de l’école ; ou encore en misant sur le travail collaboratif sur des documents, facilitant les échanges et le travail en atelier, que ce soit ensemble à l’école ou chacun depuis son ordinateur personnel. Aucune formation n’a été nécessaire, prouvant bien là que l’outil répond à une attente indispensable : dès que la solution a été présentée, étudiants comme enseignants ont immédiatement su comment l’utiliser.
Les étudiants utilisent d’ores et déjà un outil qu’ils ont toutes les chances de retrouver dans les grandes entreprises, s’assurant ainsi d’être immédiatement opérationnels et productifs dans le cadre du travail collaboratif.
De leur côté, les enseignants ont pris en main l’outil avec une grande facilité, en mettant en partage des documents à l’attention d’un groupe ou d’une classe d’étudiants sur OneDrive, qui offre la possibilité de travailler directement sur le document, et qui ne se limite pas à une simple fonction de dépôt sans valeur ajoutée, le tout avec une garantie de souplesse, de sécurité, de confidentialité et de fiabilité qui satisfassent pleinement EDC.
“Nous sommes extrêmement satisfaits de notre collaboration avec Insight”, conclut Miguel Hernandez. “L’informatique était la bête noire de l’établissement : nous avons réussi avec l’aide d’Insight à améliorer considérablement le service et la satisfaction des utilisateurs. Tout ça grâce à la souplesse du cloud, déterminante dans le passage à Microsoft Office 365, tant en matière d’installation, de maintenance que d’utilisation. Nous voici enfin entrés dans la révolution numérique. ”
