« Tout se passe dans la GED Novaxel ! »
Oc’Via, Société de Projet créée pour durer cinq ans, n’avait que peu de temps pour choisir sans se tromper la GED indispensable à un fonctionnement efficace
Oc’Via est en charge du projet de réalisation du maillon ferroviaire qui permettra de relier Montpellier à Paris en moins de trois heures. Cette construction située entre Nîmes et Montpellier comprend 60 km de ligne nouvelle mixte (fret et voyageurs) et 20 km de raccordements. Le projet pose plusieurs défis spécifiques : une voie dans une zone hydrauliquement difficile ; le respect de la nature avec plus de cent espèces à protéger ; la mise à disposition des 80 km de ligne en 2017.
Stéphanie Rheims occupe la fonction clé d’Office Manager de la société Oc’Via implantée à Nîmes et Montpellier et est utilisatrice de la ged novaxel depuis une année pour la gestion de l’ensemble des documents qu’elle a à traiter. Ayant procédé à la sélection de la solution de GED qui était apparue indispensable pour un fonctionnement efficace, puis impliquée dans sa mise en place et de façon continue dans son perfectionnement, Stéphanie Rheims apporte ici son témoignage.
Oc’Via est une Société de Projet en charge de la réalisation du contournement ferroviaire entre Nîmes et Montpellier signé le 28 Juin 2012 avec Réseau Ferré de France (RFF). La mission de Oc’Via est de :
- Concevoir et construire la ligne en 5 ans,
- Assurer le fonctionnement, l’entretien, la maintenance et les programmes de renouvellement jusqu’en 2037,
- Financer les coûts d’investissement de la ligne, grâce à une combinaison de financements publics, de fonds propres et d’endettement.
- PROBLEMATIQUE
« Une Société de Projet comme la nôtre brasse un gros volume de documents », explique Stéphanie Rheims. « Il y a les nombreux échanges avec les riverains, mais aussi les arrêtés préfectoraux, les relations avec le constructeur, le mainteneur, les actionnaires, les prêteurs, les organismes de sécurité, parmi une multitude de transactions. Un système de gestion documentaire apparaît très vite indispensable. Ayant dès notre création une durée de vie connue, fixée à cinq ans, puisque liée au projet qui est notre raison d’être, nous devions aller à l’essentiel dans les plus brefs délais et identifier dès nos débuts la solution de GED nous convenant le mieux, sans nous tromper. »
- CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
« Nous avons passé en revue un certain nombre de possibilités existant sur le marché, et un prestataire s’est détaché par sa volonté affichée -et démontrée- de s’adapter à nos besoins, de s’engager à nos côtés, c’était Novaxel, » poursuit Stéphanie Rheims. La ged novaxel est installée depuis un an. L’équipe de Oc’Via est de taille plutôt modeste puisque composée au total de huit personnes. Deux collaborateurs, dont Stéphanie Rheims, sont actifs dans la création des pièces intégrées dans la gestion documentaire, et deux collaborateurs en sont utilisateurs. Stéphanie Rheims reconnaît avoir connu quelques moments fastidieux quand il a fallu passer au scanner les documents de l’existant, procéder au nommage des dossiers, entrer les bases de données dans la GED « Nous consacrions à la saisie initiale un nombre d’heures déterminé par semaine et l’initialisation n’a duré que deux mois. Puis assez tôt nous avons acquis la conviction d’avoir fait le bon choix avec Novaxel, car non seulement leur équipe nous a soutenus dans la phase de démarrage, mais encore aujourd’hui, alors que nous sommes pleinement opérationnels, Novaxel demeure à l’écoute et continue à accepter d’adapter son outil aux besoins particuliers qui sont propres à une entreprise de notre type. »
- RETOURS ET BÉNÉFICES
Quels sont les documents traités sous la ged novaxel : « Tout passe dans la GED ! » s’exclame Stéphanie Rheims sans hésiter… et avec une pointe de satisfaction. « Personnellement, j’éprouve de nombreuses fois par jour le plaisir simple et réel de copier-coller un document numérisé dans un message électronique en deux ou trois clics de souris et une poignée de secondes pour l’expédier à un correspondant. Le travail est devenu si simple et tellement fluide… »
Les responsables de la société Oc’Via ont identifié trois principaux avantages tirés de la ged novaxel :
- La sécurisation des données
- La facilité des opérations de rediffusion des informations vers les interlocuteurs
- La traçabilité des échanges
- ÉVOLUTIONS
A la demande de Oc’Via, les équipes de Novaxel travaillent actuellement sur l’amélioration de quelques fonctionnalités de recherche documentaire dont le client a un usage fréquent.
À propos de novaxel
Novaxel, filiale du groupe Visiativ, édite le logiciel de gestion électronique de documents (GED) Novaxel :
Novaxel , numéro un de la GED collaborative et intuitive.
Fort d’une expérience de 20 ans, l’éditeur connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise et compte aujourd’hui parmi ses utilisateurs une majorité de PME/PMI, mais aussi de grands réseaux d’assurance et d’agences immobilières, des experts-comptables, des transporteurs, des maisons de retraite, des organismes de tutelle, des administrateurs de biens, des EPL, des collectivités locales ainsi que des grands comptes.
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