Le cabinet de conseil en affaires et gestion de patrimoine Mesore a pu créer un nouveau service pour ses clients en s’équipant de la GED novaxel

Installé à Caluire près de Lyon, le cabinet Mesore, spécialisé dans le conseil en affaires et la gestion de patrimoine pour les entreprises et les particuliers, s’est équipé de la solution de GED intuitive novaxel. Son dirigeant, Pierre Mondan, explique que non seulement il a vu la productivité nettement progresser, mais en plus il peut désormais proposer à ses clients présents et futurs un tout nouveau service.

• PROBLÉMATIQUE

Gérer un patrimoine est un exercice particulièrement complexe, qui demande une grande discipline. Il est souvent difficile d’être informé en temps réel des nouvelles contraintes financières, fiscales, administrative. La gestion de patrimoine est une activité transdisciplinaire où différentes spécialités incluant la finance, le droit, la fiscalité, la psychologie, la sociologie… interagissent entre elles. Naturellement tout cela engendre une multitude de documents et exige une totale confidentialité. « Nous avons fonctionné jusqu’à fin 2011 sur le schéma classique des armoires, étagères, classeurs, dossiers, chemises, » explique Pierre Mondan. « Nous nous sommes retrouvés en territoire familier lorsque les gens de novaxel nous ont présenté leur organisation logicielle de documents dématérialisés représentés à l’écran sous la même forme imagée de hiérarchie. »

« Une situation me pesait de manière récurrente : lorsque je me rendais chez un client, je souhaitais pouvoir le faire sans être obligé d’emmener l’ensemble des dossiers papier, car avec mon activité de généraliste je ne peux pas être certain à l’avance des sujets qui seront abordés pour le client. Donc j’emmenais tout ! » relate Pierre Mondan.

• CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT

Lui-même utilisateur avancé et curieux de tout ce qui est multimédia et micro-informatique, Pierre Mondan s’est mis à examiner les diverses solutions envisageables. Développer un système dédié qui fournirait au cabinet une réponse sur mesure pouvait s’avérer très onéreux, et encore aurait-il fallu travailler en profondeur sur un cahier des charges solide afin d’éviter de multiplier les versions au fil du temps et de gonfler l’investissement. Il existait aussi une offre logicielle en prêt-à-porter, économiquement attractive, avec l’inconvénient majeur de se révéler peu personnalisable. « La solution novaxel nous est apparue se situer entre les deux, réservant une bonne souplesse de personnalisation tout en restant raisonnable en terme de budget, bref, un bon compromis ! »

« Notre installation remonte à un an, ce n’est pas le passage au scanner des documents à dématérialiser qui nous a pris le plus de temps, » précise Pierre Mondan. « La construction des arborescences de dossiers, classeurs, sous-dossiers nous a demandé un travail de précision, et nous avons été assez tatillons là-dessus… peut-être par déformation professionnelle ? Nous n’avons pas hésité à investir beaucoup de temps au départ, pour qu’en fonctionnement le classement, les recherches, les extractions de documents se déroulent dans une approche simple et naturelle. Et nous constatons que y sommes parvenus, puisque désormais nous sommes opérationnels avec la GED novaxel.»

• PREMIERS RETOURS ET BÉnÉfices

Aucun obstacle, aucune réticence en interne n’ayant été ressentis dans la phase de mise en place, le personnel du cabinet Mesore constate aujourd’hui des gains de temps et d’efficacité qualifiés de « énormes ». « D’ailleurs, c’est amusant à souligner, ce sont souvent nos clients qui s’étonnent de la rapidité de nos réactions, » indique Pierre Mondan. « Dès qu’ils sont au téléphone, ils ‘entendent’ bien que nous pouvons voir leurs dossiers en quelques secondes, les commenter en direct, leur envoyer des pièces… c’est commercialement intéressant, et très pratique ! ».

Maintenant que sa GED novaxel est opérationnelle, le cabinet Mesore est en mesure de proposer à sa clientèle un tout nouveau service d’assistance par abonnement annuel, permettant à chaque client d’opter pour une consultation à distance de ses dossiers via le web. « Avant de nous téléphoner, les clients peuvent déjà aller sur le site et dans beaucoup de cas obtenir la réponse à la question qu’ils s’apprêtaient à nous poser, » a remarqué Pierre Mondan. « Et puis, sachant que son dossier lui est accessible à toute heure par son ordinateur ou sa tablette, le client se sent libéré de la contrainte d’avoir tous les documents à jour chez lui sur papier. »

• ÉVOLUTIONS

« Pour ceux de nos clients qui demeurent encore peu à l’aise avec la technologie, nous souhaiterions que l’outil novaxel se dote d’une interface ergonomique encore plus conviviale, en franchissant quelques pas vers les modèles graphiques qui se sont imposés au grand public dans la micro-informatique et les smart phones, » souhaite le dirigeant du cabinet Mesore. « Ce n’est pas une question d’âge, nous ne venons pas forcément tous de métiers nous ayant familiarisés avec le clavier et la souris huit heures par jour ! »

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