Société de Conseils en Investissements Financiers bénéficiant d’une expérience de près de 25 ans, H. TAX PLANNERS conseille et gère exclusivement les investissements de particuliers depuis 2009. Son équipe est composée de 7 collaborateurs. En 2011, la société s’est équipée d’une GED via l’offre Novaweb de NOVAXEL proposée par Ricoh avec ses solutions copieur. Nathalie Lagréou, administratrice de la GED, revient sur un peu plus d’une année d’usage de NOVAXEL.
- PROBLÉMATIQUE & CHOIX DE LA SOLUTION
« Nous n’avions pas identifié de besoins précis sur la GED avant 2011, » explique Nathalie Lagréou Responsable Administration & Finance. « Mais le doublement des collaborateurs nous a incités à repenser notre organisation, notamment au niveau de la gestion des documents sensibles. Nous avons saisi l’occasion d’une démonstration de l’offre Novaweb pour alimenter notre réflexion sur un outil de GED. NOVAXEL nous a semblé répondre parfaitement à notre besoin immédiat. »
Dans son secteur particulièrement contrôlé, H. TAX PLANNERS, qui est agréée par l’AMF, l’autorité des marchés financiers, recherchait une solution fiable et qui ne pose aucun problème en matière de conformité et de risques. « A cet égard, l’installation de la GED a été doublement supervisée. D’une part par les cadres de NOVAXEL, d’autre part par notre back office manager de l’époque qui a pris un soin tout particulier à élaborer l’architecture de la GED. »
- BÉNÉFICES
Le premier atout de la GED c’est de rendre accessible à tous les collaborateurs les dossiers des clients, à tout moment et de n’importe quel poste dans la société. « Si un client appelle, nous sommes en mesure de retrouver en quelques secondes une information grâce à la très grande souplesse d’accès de l’outil de GED. »
Second atout, le gain de temps remarquable constaté sur un même besoin : « Nous avons clairement divisé par deux au moins le temps de traitement et d’accès aux informations. La vitesse donne l’impression aux collaborateurs de travailler beaucoup plus confortablement tout en étant plus productifs. Même sur une petite équipe comme la nôtre, les bénéfices sont sensibles, » remarque Nathalie Lagréou.
- ÉVOLUTIONS
A terme, H. TAX PLANNERS envisage d’ouvrir un accès privé sur la GED, sous forme d’outil de gestion de la relation clients, qui permettrait par exemple à ses investisseurs de vérifier des documents et les opérations réalisées. »
Autre évolution probable, l’adoption de la GED nomade. « Certains collaborateurs ont la possibilité d’accéder à distance à leurs dossiers client, ce qui optimise la communication en interne, mais nous sommes intéressés aussi par la GED nomade, c’est-à-dire la possibilité d’embarquer notre GED sur notre PC portable afin de pouvoir, chez un client, consulter les documents si besoin, » explique Nathalie Lagréou. « Ce que nous retenons de NOVAXEL pour l’heure, ce sont les possibilités nouvelles que l’outil nous apporte. Il stimule aussi notre réflexion et influe directement sur la manière dont nous voulons faire évoluer H. TAX PLANNERS, » conclut l’administratrice.
| À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED. |
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