L’Institut Psychothérapique utilise la GED NOVAXEL en soutien dans leur contrôle continu de la Qualité

Créée en 1974, l’Institut Psychothérapique est une clinique psychiatrique accréditée par la Haute Autorité de Santé, qui adopte pour ses patients une approche systémique avec une implication renforcée des familles. Il a une capacité de 62 lits en hospitalisation complète. Les patients ont entre 16 et 30 ans et sont traités pour différentes pathologies, de l’anorexie à la schizophrénie en passant par les troubles de la personnalité. Dans sa démarche Qualité, l’Institut, représenté ici par M. Dominique Sourice, son responsable administratif et financier, s’est équipé d’une solution de GED. Retour sur le cadre de la démarche, sur l’expérience et sur l’évolution attendue.

• PROBLÉMATIQUE

« Si notre secteur est très en pointe en matière de télépaiement et donc sur la gestion de données à distance, nous n’avions pas nécessairement adopté de technologies en interne pour à la fois archiver et rendre plus facilement disponibles nos documents. C’est notre prestataire d’impression Ricoh qui nous a sensibilisés à la GED via son partenariat avec NOVAXEL et nous avons mesuré tout de suite l’intérêt de nous équiper, » explique M. Sourice. « Nous évoluons dans un cadre où la question de la Qualité est fondamentale et où nous respectons scrupuleusement les protocoles métiers. La GED nous permet d’optimiser à la fois l’accès à l’information essentielle à la Qualité et de gérer nos documents sensibles, les dossiers administratifs des collaborateurs autant que ceux des patients. Nous nous sommes équipés depuis mi-2010 mais avons pris le temps de penser l’architecture et de déployer très progressivement l’accès et l’usage de NOVAXEL. Aujourd’hui, 80% de nos collaborateurs ont un accès GED, suivant le besoin qu’ils en ont concrètement et ce n’est pas fini. »

• BÉNÉFICES

Premier bénéfice constaté : un évident gain de temps dans les opérations quotidiennes. Second bénéfice : tous les collaborateurs ont un accès direct et sans discussion possible aux informations clés, notamment les directives et les protocoles à observer. « Nous avons en réalité découvert dans notre pratique de la GED les avantages qu’elle procure et les évolutions qu’elle permet, » précise M. Sourice. « De fait, en fonction des métiers des collaborateurs, nous avons progressivement ouvert les accès à la GED, avec bien sûr en fonction des niveaux de responsabilité et des obligations légales, une hiérarchisation et des verrous pour éviter que des documents privés ne soient accessibles par erreur. »

• ÉVOLUTION

« Courant 2012, tous nos collaborateurs auront un droit d’accès à la GED. Si nous sommes satisfaits aujourd’hui de nos usages, l’association qui gère l’Institut peut avoir envie que notre expérience soit élargie à un autre site sous sa responsabilité. Nous opérerions dans ce cas une extension de notre GED, entendu que nos serveurs sont communs. Nous n’envisageons pas de permettre pour l’heure un accès aux familles mais de créer des connexions avec les télétransmissions et l’envoi de documents avec les acteurs sociaux et médicaux dont nous dépendons. Nous savons qu’en l’état la GED va de toutes les façons être de plus en plus incontournable et indispensable dans notre évolution et sommes même prêts à échanger sur notre expérience avec nos collègues en questionnement sur ce type d’outils, » déclare M. Sourice.

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