La GED NOVAXEL est en production dans le service juridique du groupe Alain AFFLELOU depuis septembre 2011. S’il est bien trop tôt pour témoigner sur un retour d’expérience, il est néanmoins intéressant d’aborder les raisons de cette acquisition au travers du témoignage de M. Benjamin Guérin, chef de projet informatique chez Alain AFFLELOU et de cerner les enjeux actuels que doit affronter le groupe dans la poursuite de son développement en direction de son parc de magasins franchisés.
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PROBLEMATIQUE & CHOIX DE LA SOLUTION
« C’est à la suite du déménagement d’une partie du siège du groupe que nous avons décidé de renforcer la partie de notre système informatique allouée au service juridique avec un outil GED, en complément de notre outil Mynos Crm, développé par la société Ordirope. Une grande partie des fichiers conservés sont relatifs aux contrats des magasins franchisés et nous voulions renforcer sensiblement l’architecture clients en créant un lien dynamique entre les deux outils », explique M. Guérin. « Dans cet ordre d’idée, l’offre de NOVAXEL nous a semblé en parfaite adéquation avec nos besoins et surtout avec notre vision à moyen terme, par sa simplicité de prise en main. L’usage pour l’heure est uniquement l’archivage. »
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BÉNÉFICES IMMÉDIATS
« Le premier bénéfice évident c’est d’avoir un accès beaucoup plus confortable et rapide aux archives qui, il y a peu encore, s’entassaient dans de grosses armoires. Par ailleurs, le classement automatique des contrats saisis, avec création du répertoire idoine et l’enregistrement simplifié des données, apporte un vrai « plus » qui permet de dire qu’aujourd’hui l’essentiel des documents sont dématérialisés. Seules les factures adressées aux franchisés sont encore en deux versions, papier et numérique. Pour les cinq postes concernés, la GED, couplée avec l’outil de CRM, est un apport non négligeable. »
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ÉVOLUTIONS
« Nous avons mis en place un système d’évaluation qui nous permet de mesurer la bonne intégration de l’outil GED dans le service juridique, qui nous sert de base pour un élargissement des accès et de l’usage à d’autres départements de la société. Nous voulons fonctionner par étapes, l’objectif est d’apporter à nos magasins partenaires des services CRM et GED conjoints qui leur soient bien évidemment utiles et nous permettent d’homogénéiser les procédures d’un magasin à un autre pour que tout le monde y gagne. Nous serons heureux de tirer davantage de retour d’expérience sur notre usage de NOVAXEL d’ici l’automne 2012, mais nous sommes déjà séduits et confiants, » conclut M. Guérin.
Martine Joulia, directrice de NOVAXEL, indique pour sa part : « En interfaçant notre solution de GED à la CRM Mynos de Ordirope, nous répondons de manière très précises aux besoins du groupe Alain Afflelou, et nous construisons parallèlement un beau partenariat avec Ordirope, ce qui constitue une belle manière d’avancer pour chacune des entreprises concernées. »
À propos de NOVAXELNOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED. |
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