La responsabilité en matière de gestion documentaire est souvent partagée entre différents services et pâtit d’un manque de compétences et d’autorité
Une enquête commanditée par le spécialiste de la gestion de l’information Iron Mountain indique que les entreprises européennes ne parviennent pas à extraire toute la valeur de leurs informations. Deux entreprises sur trois (69%) parmi celles interrogées en Europe – mais seulement 54% en France – reconnaissent qu’il est crucial pour leur succès d’exploiter au maximum ces informations. Pourtant, une sur trois (36%) confie la responsabilité de leur gestion à des services qui ne possèdent pas les compétences ou l’autorité nécessaires.
L’étude, réalisée pour Iron Mountain par Coleman Parkes[1], indique que la responsabilité de l’archivage et de la recherche des documents incombe aux responsables des services généraux pour 22% des entreprises consultées, tandis que dans 14% des cas la gestion des informations tant papier que numériques est confiée au service informatique.
Pour près de la moitié (49%) des entreprises interrogées en Europe (58% en France), la gestion documentaire est éparpillée entre un certain nombre de services ou d’unités fonctionnelles, avec un responsable attitré dans à peine 18% des cas.
« Les entreprises sont noyées sous les documents de tous formats. En conséquence, la gestion de l’information doit devenir un enjeu pour leur direction », observe Edward Hladky, directeur commercial d’Iron Mountain France. « Trop souvent, nous voyons la responsabilité répartie trop loin de la chaîne de direction. Cela entrave la mise en place de règles et de procédures cohérentes en la matière, toutes choses qui sont essentielles pour favoriser l’accès à l’information et son utilisation efficace au bénéfice de l’entreprise. »
« Qu’elles soient entrantes, sortantes ou créées en interne, les informations financières, clients et métiers recèlent une valeur vitale pour le succès des entreprises, qui doivent donc les placer au cœur de leur activité. Notre enquête montre que la plupart d’entre elles en sont conscientes mais peinent à exploiter tout le potentiel de leurs informations. »
Edward Hladky invite les entreprises à s’intéresser à cinq domaines clés afin de tirer profit des informations en leur possession :
Déterminer la valeur que l’on souhaite tirer des informations
Il ne suffit pas de savoir que l’on souhaite valoriser davantage ses informations. Il faut savoir quelle valeur ajoutée l’entreprise veut qu’elles apportent à son activité. Pourraient-elles servir au suivi des tendances marketing et influer sur la stratégie commerciale ou encore dégager des tendances RH aux fins de gestion des performances ? Ce n’est qu’une fois cette valeur clairement identifiée qu’une entreprise peut mettre en œuvre des processus destinés à l’extraire.
S’assurer de la participation de chacun
Il est impératif que tous collaborent à l’élaboration et à la mise en œuvre d’une stratégie : rien ne sert en effet que l’informatique œuvre dans une direction si les services responsables de la conformité, de la gestion des archives et des questions juridiques suivent d’autres voies. Cette collaboration doit être pilotée par un comité transversal, de sorte que les besoins de chacun soient compris et satisfaits de manière adéquate.
Stocker dans une optique d’accès
Apprécié par les collaborateurs, un accès rapide à l’information confère un avantage concurrentiel à l’entreprise. Un système clair permettant d’interroger et d’extraire rapidement les archives facilite la recherche des documents.
Débusquer les coûts cachés
L’explosion des volumes d’informations dans les entreprises ne doit pas s’accompagner d’une montée en flèche des coûts. La pression est constante pour réduire les coûts et « faire plus avec moins ». Les coûts de gestion de l’information peuvent être considérables mais sont souvent cachés. S’entourer d’experts permet de choisir la solution la plus économique avant de lancer un programme.
L’impulsion doit venir d’en haut
S’il est important d’instaurer des règles, il est tout aussi important d’obtenir l’adhésion des collaborateurs. Le changement va rarement de soi, en particulier lorsqu’il est d’ordre culturel. Pour qu’il donne toute sa mesure, l’impulsion doit venir d’en haut : il s’agit de mettre en place dans toute l’entreprise une culture de respect et de protection de l’information.
A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated fournit des services de gestion de l’information aidant les entreprises à réduire les coûts, les risques et les défauts d’efficacité liés à la gestion de leurs documents physiques et numériques. Les solutions d’Iron Mountain permettent à ses clients de protéger et de mieux exploiter leurs informations, indépendamment de leur format, de leur emplacement et de leur cycle de vie. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leur activité tout en répondant aux impératifs de restauration, de conformité et de recherche. Fondée en 1951, Iron Mountain gère des milliards de documents (archives, fichiers électroniques, dossiers médicaux, emails, etc.) pour le compte d’organisations du monde entier. Pour de plus amples informations, consultez le site www.ironmountain.fr.
