La numérisation des documents papier a transformé les habitudes des entreprises. Selon BancTec, leader mondial de solutions documentaires, au-delà de l’amélioration de l’accès et de la sécurité de l’information, une solution d’archivage électronique sécurisé peut avoir bien d’autres avantages.
De plus en plus d’entreprises se rendent compte de l’importance de numériser les documents papier pour créer un système d’archivage numérique. Leur principale préoccupation est de faciliter l’accès aux données archivées aux salariés, qu’ils soient dans plusieurs services ou sur plusieurs sites. Pour ne pas altérer la productivité, il est impératif de fournir aux salariés un accès immédiat aux informations de l’entreprise et des clients.
Les avantages de la mise en œuvre d’une solution d’archivage sont
- hausse sensible de la productivité des salariés : selon des rapports, un employé de bureau passe en moyenne quarante minutes par jour à localiser des documents. L’utilisation d’une solution d’archivage permet de réduire ce temps perdu de manière radicale.
- diminution conséquente de l’espace d’archivage physique : commandes, factures, documents numérisés, dossiers et autres formes de correspondance peuvent dorénavant être stockés électroniquement, limitant ainsi les coûts liés au m².
- meilleure gestion des risques: dans le cas d’une catastrophe, la perte de documents peut même conduire certaines entreprises à la faillite. Les solutions d’archivage documentaires numériques permettent aux entreprises de garder des copies localement et/ou sur un site distant, récupérables en cas de sinistre.
- Sécurité et conformité documentaires: Certaines entreprises doivent suivre les règlementations, gouvernementales et/ou métier, liées à un système d’archivage sécurisé. Dans ce cas, une telle solution permet de se conformer à la législation et de fournir les preuves légales requises.
Avec la « mode » du stockage en ligne, les entreprises se tournent vers des solutions de type « Cloud » afin d’en tirer profit. La capacité de stocker des documents et des données sur une solution d’hébergement externalisée offre des avantages supplémentaires à ceux qui en ont fait le choix:
- Un service de bout en bout qui gère tout à votre place, de la numérisation au stockage long terme.
- La conformité immédiate avec les législations réglementaires et/ou industrielles.
- La facilité du déploiement, avec un service opérationnel en 4 à 6 semaines.
- Un investissement initial et des coûts d’entretien moindres.
- L’accès à une solution d’archivage documentaire de pointe entièrement gérée.
- L’accès simplifié et l’intégrité à long terme assurée.
- La recherche rapide et facile de documents présents dans le stockage en ligne.
- La facilité d’utilisation et d’intégration aux applications actuelles de l’’entreprise.
En bref, tout ceci prouve aux entreprises les avantages d’adopter une solution numérique d’archivage documentaire de dernière génération. Pour plus d’informations, visitez :
A propos de BancTec
BancTec est un leader mondial dans les solutions de paiement et de traitement documentaire ainsi que dans les services d’externalisation, dont le stockage en ligne et l’archivage numérique. Des clients de plus de 50 pays ont déjà fait appel à BancTec pour simplifier la gestion de leur information, leurs processus métier et leur infrastructure opérationnelle.
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