Société créée en 1975, la société Rossi Aero Equipements, sous-traitant de rang 1 sur les métiers de la mécanique de précision dans l’aéronautique civile, a accompagné le développement du bassin industriel aéronautique en Midi-Pyrénées. Cette PME de 45 salariés compte parmi ses clients AIRBUS, LATECOERE, LABINAL, EADS, AEROLIA et fournit, entre autres, les supports sur lesquels sont fixés le tableau de bord, les indicateurs, écrans et commandes installés dans les cockpits des A330, A340, A380 et ATR. En 2010, la société s’est équipée d’une solution de GED développée par NOVAXEL. M. Ginovart, directeur administratif et Financier de Rossi Aero, précise les enjeux, les cadres et les premiers résultats sur l’activité qui sont liés à cette évolution de sa société.
Problématique
Premier point : renouveler le parc d’ordinateurs.
« Nous avions plusieurs problèmes sur les bras : renouveler notre parc informatique et bureautique tout en améliorant sensiblement la collecte et l’archivage de l’ensemble des documents entrant et sortant de l’entreprise, » explique M. Ginovart.
Deuxième point, assimiler sans contrainte de façon positive un outil de GED.
« Nos collaborateurs avaient commencé, avec nos imprimantes multifonctions, à numériser leurs documents selon leurs besoins propres, mais ne les regroupaient pas dans une base de données commune, globale, ce qui revenait à ne faire que la moitié du chemin. D’expérience, nous avons constaté qu’il y a toujours des freins dans l’adoption de nouvelles règles ou de nouveaux processus de travail, les collaborateurs n’aiment pas que l’on change leurs habitudes. C’est pourquoi nous avions comme critère essentiel d’avoir un outil extrêmement simple à appréhender, susceptible d’emporter rapidement l’adhésion de tous et qui s’intègre harmonieusement et sans effort dans le mode de fonctionnement de chacun. »
Troisième point, gérer l’augmentation du volume de documents à sauvegarder.
« Notre société a dû faire face à une augmentation régulière du nombre d’employés et il fallait disposer de la ressource suffisance pour gérer la production et la sauvegarde de documents sensibles en augmentation, et qu’ils soient accessibles au plus grand nombre, de manière directe et simple. »
Choix de la solution
« Nous nous sommes tournés vers un intégrateur, la société Kadys représentée par M. Julien LECONTE, son fondateur, qui se trouve être un ancien cadre de NOVAXEL et qui connaît particulièrement bien leurs solutions et les commercialise, » explique M. Ginovart. « Kadys nous a fait l’offre la plus intéressante, parfaitement adaptée à nos besoins, dimensionnée à notre parc de machines. Nous avons été séduits par le caractère intuitif immédiatement compréhensible de l’outil, ainsi que par la possibilité d’accès internes et externes. Le petit plus qui a fait la différence c’est l’ajout des scripts au logiciel permettant un archivage automatique des documents. L’optimisation de l’outil par une parfaite compatibilité avec notre matériel informatique a fini de nous persuader de l’intérêt de choisir la solution de GED NOVAXEL. »
Bénéfices
Rossi Aero a, dans un premier temps, déployé la GED en interne et a scanné l’essentiel de ses documents archivés physiquement sur une période 2007-2011, afin de se donner une visibilité à 5 ans sur les activités. Selon M. Ginovard, désormais 80% des documents, mails, courriers, documents de toute nature, sont dématérialisés et archivés. Ensuite, la société a décidé d’ouvrir l’accès de sa GED à ses clients et fournisseurs, via des accès contrôlés et limités, pour leur permettre d’accéder à leurs documents techniques, commerciaux, contractuels. Ce faisant, Rossi Aero crée les conditions d’une meilleure gestion de la relation clientèle grâce à sa solution de GED. « En jouant la transparence avec nos clients, prestataires et partenaires, nous créons une dynamique de croissance qui nous permet de renforcer la confiance tout en accélérant nos échanges. C’est extrêmement pratique pour un client qui doit placer urgemment des documents dans ses dossiers que nous pouvons consulter, et vice-versa. Ainsi rien ne se perd, » s’enthousiasme M. Ginovard.
Évolutions
La recherche d’amélioration dans la gestion de la relation clientèle est à considérer en lien avec une démarche Qualité propre à Rossi-Aero. En d’autres termes, la société toulousaine souhaite obtenir une certification ISO 14001 relative au respect de l’environnement par la gestion des consommables informatiques, des produits toxiques, la maîtrise énergétique, et, avec l’appui de l’outil de NOVAXEL, la dématérialisation généralisée des documents internes et externes de l’entreprise. « Nous sommes très sensibles à l’adoption d’un comportement écologiquement vertueux dans notre environnement professionnel, » explique M. Ginovard. « De fait, notre GED orientée relation client s’inscrit dans un plan plus vaste de maîtrise de nos émissions de déchets, de consommation énergétique et de l’utilisation optimale de tous les consommables bureautiques, comme le papier ou les cartouches d’encre. Notre dernière revue qualité nous encourage à viser des objectifs de bonne gestion à même de correspondre à une norme ISO précise, la 14001, qui a avant tout de la valeur pour nous au niveau de l’accomplissement citoyen et professionnel. Notre solution de GED nous aide déjà énormément en cela et il n’y a aucune raison de s’arrêter en si bon chemin ! »
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Générali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques récentes références : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.
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