Comment un outil de GED peut aider l’organisation d’une maison de retraite

L’association reconnue d’utilité publique La Vie active, qui rayonne sur tout le nord de la France et jusqu’en région parisienne, compte à ce jour soixante-cinq établissements médicaux sociaux et parmi eux neuf établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD). Mme Luigina de Francesco dirige depuis quelques années un EHPAD à Longuenesse dans le Pas-de-Calais (62) et a depuis 2009 installé un outil de GED baptisé OrganiGED, développé par Novaxel et vendu par Ricoh en marque blanche. Elle a accepté de détailler les raisons qui l’ont fait opter pour une solution GED qui équipe désormais 5 postes dans son établissement.

• PROBLÉMATIQUE

Comme bien souvent, la nécessité d’un outil de GED est apparue suite à l’effacement accidentel des données professionnelles. Par ailleurs, l’EHPAD de Longuenesse connaissait des petits soucis d’archivage et d’accès aux données, comme l’explique Mme de Francesco : « Nous recevons régulièrement des appels d’institutions à propos de nos résidents et, par exemple, lorsqu’il fallait communiquer ne serait-ce qu’un numéro de sécurité sociale, cela pouvait prendre de longues minutes de recherche et presque autant de temps pour ranger de nouveau le dossier. Les données étaient éparpillées, présentes tantôt dans des mails, tantôt dans des classeurs sous forme papier. Nous avons très vite pris conscience que le rangement de tous nos documents sur un serveur allègerait considérablement ces temps de traitement. Nous voulions avoir non seulement les dossiers de résidents sous la main, mais également ceux du personnel. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

C’est à l’occasion d’un changement de poste informatique et de photocopieur que le responsable du compte chez Ricoh a proposé l’outil OrganiGED, solution de GED développée par NOVAXEL. « C’était,  somme toute, simple et cohérent d’associer notre nouvelle imprimante multifonction avec un outil de GED dont on pouvait être sûr qu’il fonctionnait parfaitement avec la machine, » précise Mme de Francesco. « Notre choix s’est décidé sur la facilité d’utilisation d’OrganiGED, qui est suffisamment polyvalent et souple pour s’adapter à nos spécificités métier, comme la protection des données sensibles, les rapports confidentiels de soins, etc. »

• BÉNÉFICES

Le premier bénéfice est incontestablement la confiance accordée désormais à la pérennité des documents. Ensuite, nous avons observé des gains de temps et de confort de travail pour les collaborateurs utilisant OrganiGED. Mme de Francesco ajoute : « Nous sommes sensibles à la possibilité d’emporter notre base de données dans un ordinateur portable après une mise à jour et ainsi de pouvoir nous déplacer en confiance à des réunions sans avoir à transporter des tonnes de dossiers. »

• ÉVOLUTIONS

« Nous sommes attentifs à toutes les possibilités d’amélioration et d’évolution que peut procurer notre outil de GED, » précise Mme de Francesco. « Pour prendre les choses dans l’ordre, nous devons commencer par mieux former nos personnels susceptibles d’utiliser OrganiGED et réussir à créer des automatismes qui, à terme, seront bénéfiques pour tous. Ensuite, notre solution de gestion électronique des documents peut tout à fait être utilisée comme outil de communication, pour transmettre consignes, rendez-vous, notes internes avec un suivi des consultations. Cela concerne potentiellement près de 70 personnes. Etant pionnier en matière de GED dans notre association, nous sommes ouverts d’une part à partager notre expérience dans notre réseau et d’autre part à avancer sur, par exemple, l’authentification de certains documents en leur intégrant des certificats électroniques, ce qui leur donne une valeur légale et ce qui nous protège contre d’éventuels litiges.»