La société de transport Ourry confie à Yooz la dématérialisation de ses 18.000 factures annuelles.
Groupe familial et indépendant de 450 collaborateurs, Ourry est l’un des leaders de la chaîne complète de la gestion des déchets : Collecte, Nettoiement, Valorisation, Déchèterie, … devenu un acteur majeur des métiers liés à l’environnement.
Fin 2014, Ourry s’est interrogé sur les solutions de dématérialisation qui permettraient de répondre simultanément à plusieurs objectifs :
Fiabiliser le processus achat pour améliorer le contrôle sur les engagements de dépenses,
Raccourcir les délais de traitement des factures fournisseurs, jugés beaucoup trop longs,
Fluidifier le circuit de validation des factures entre sites distants, jugé fastidieux, long et complexe,
Améliorer la productivité des processus achats et comptabilité fournisseurs.
Parmi les solutions de dématérialisation des achats et factures consultées, Yooz était la seule qui apportait une réponse simple et exhaustive à l’ensemble des besoins. Par ailleurs, le mode Cloud proposé par Yooz permettait une mise en œuvre extrêmement facile et rapide. « La mise en place de Yooz a duré environ 1 mois. Le système étant simple, nous avons pu aisément reproduire nos anciens circuits de validation au sein de l’outil. » déclare Laurent QUOBEX, responsable informatique.
Dès la mise en place de Yooz, la société Ourry a constaté de nombreux bénéfices directs dans la gestion de son processus achats et fournisseurs :
Le contrôle interne est amélioré : les engagements de dépenses peuvent désormais être facilement visés par plusieurs personnes (y compris la direction).
Les factures sont validées beaucoup plus rapidement, y compris sur les sites distants. Le délai de traitement a été divisé par 3.
Les factures « en litige » sont mises en évidence dans Yooz, ce qui évite de payer un fournisseur par erreur et permet d’informer tous les collaborateurs d’une situation donnée grâce aux commentaires associés à la facture électronique.
L’archivage électronique permet de retrouver immédiatement tous les documents sans avoir à chercher dans les archives papier.
« Depuis la mise en place de Yooz, notre cycle de traitement des factures est 3 fois plus rapide. Nous bénéficions d’une visibilité complète sur nos engagements de dépenses ainsi que d’une traçabilité totale des interventions sur les factures. Cela nous serait difficile de revenir en arrière d’autant plus que l’implémentation de Yooz nous a également aidé à structurer nos process internes » conclut Laurent QUOBEX.
A propos de Yooz
Yooz est une société du Groupe ITESOFT – Yooz, acteur internationalement reconnu et leader français de l’édition de logiciels de dématérialisation des flux d’information. Yooz hérite, ainsi, des 30 années d’expertise technologique d’ITESOFT dans le monde de la dématérialisation des processus.
La mission de Yooz consiste à mettre à disposition de toute organisation (entreprises, experts-comptables, collectivités, associations…), quelle que soit sa taille, des solutions logicielles de dématérialisation et traitement de documents, dans le Cloud, en associant la simplicité et l’accessibilité à la performance et à l’innovation.
Yooz assure la dématérialisation de l’ensemble des documents reçus par les organisations. La solution permet en particulier l’automatisation du processus Purchase To Pay, depuis la gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique, enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage électronique).
Yooz propose trois éditions «On Demand» de son service : Yooz Business Edition, l’édition dédiée aux entreprises, associations et professions libérales, Yooz Expert Edition, l’édition dédiée aux cabinets d’expertise comptable et Yooz Public Edition, l’édition dédiée aux collectivités et établissements publics.
1800 clients et 30000 utilisateurs dans tous les pans de l’économie « Yoozent » chaque jour leurs achats, factures et documents de tout type.
Pour plus d’informations, visitez le site : www.yooz.fr
