Un rêve qui devient réalité : gain de temps, facilité de recherche et sécurisation des paiements
Actual, réseau d’agences emploi, annonce l’automatisation de la gestion de ses 33 000 factures annuelles avec ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, et son partenaire Mercuria, intégrateur de logiciels de gestion comptable.
« Auparavant, nos factures étaient réceptionnées par les agences qui rédigeaient des bons à payer manuels, puis envoyées à la comptabilité qui les enregistrait et les transmettait au trésorier pour règlement. Notre croissance a fait que cela commençait à devenir difficilement gérable et les erreurs constatées nous ont poussés à demander à notre partenaire comptabilité de longue date, Mercuria, de nous accompagner dans l’automatisation du processus. » expose Christine Lambert, Responsable Comptable chez Actual.
Elle ajoute : « J’avais rencontré l’éditeur ELO Digital Office sur des salons et leur solution semblait correspondre à notre besoin pour la comptabilité mais aussi aux besoins de mes collègues aux Ressources Humaines pour gérer les pièces des dossiers du personnel permanent ou les justificatifs de domicile, les cartes de séjours et autres documents des intérimaires. J’avais rêvé de cette solution. Mercuria a conforté notre choix et nous a accompagnés dans l’installation de la solution. »
Désormais, les factures sont centralisées au siège d’Actual à Laval où le service comptabilité réalise une pré-imputation comptable des factures dans le workflow avant de les envoyer à la bonne personne pour validation puis bon à payer. L’interface comptable est pré-paramétrée dans ELO afin de reconnaître automatiquement l’agence d’Intérim ou le service concerné par chaque facture. D’autres règles internes de validation interviennent. Selon le montant de la facture, elle est dirigée vers une ou plusieurs personnes (le Responsable d’Agence, le Responsable de Région, le Responsable National ou le Directeur Administratif et Financier) et selon la nature de la dépense vers l’agence ou l’un des services du siège.
Olivier Brunelle, Responsable du service Consulting GED & Reporting chez Mercuria, explique cette performance : « Nous avons enrichi les fichiers comptables avec les n° de TVA intracommunautaire et SIRET, ce qui nous a permis de différencier automatiquement les fournisseurs et les agences ou services concernés par chaque facture. Cela contribue grandement au succès de la solution. »
Chaque responsable d’agence peut accéder à l’ensemble des factures le concernant mais pas à celles des autres agences, ELO permettant de gérer les droits d’accès. Le tableau de bord leur permettra à terme de planifier les budgets annuels de leur agence.
Actual constate une amélioration dans la gestion de ses factures et la sécurisation des paiements, qui, automatisés, ne sont jamais réalisés sans « Bon à payer ».
Les utilisateurs pilotes, cinq agences et trois services (la DSI, la Formation et le Juridique) sont fans du moteur de recherche qui leur permet de retrouver un fournisseur, la référence d’un produit ou son prix en quelques clics.
Actual prévoit des gains de temps exponentiels.
Séduite par la solution, performante et nécessitant peu de formation (un simple webinar), Actual a choisi d’étendre son utilisation à la gestion du courrier entrant, la dématérialisation de la documentation juridique et de créer une GED Intérimaire.
Plus d’informations : www.elo.com
