Sollan, expert de la gestion de l’information numérique, a été choisi par SNCF Voyageurs pour mener le projet de migration et déploiement documentaire de l’entité sur la plateforme de gestion de contenus Nuxeo. Un projet qui a vocation de répondre aux besoins documentaires des 5000 utilisateurs initiaux et pensé pour s’ouvrir progressivement à la branche Voyageurs dans son intégralité.
Une solution documentaire pour les activités opérationnelles des métiers et la DSI
L’activité Voyageurs de SNCF est composée de 75 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires de 15,4 milliards d’euros. Elle utilise de nombreux documents pour son activité opérationnelle, notamment dans le cadre de référentiels projets (documents projets, documents d’organisation, modèles documentaires, etc.). Ses besoins principaux se centralisent autour de fonctionnalités de gestion collaborative (coproduction, gestion des historiques de version, lien de partage, etc.) et de règles de sécurité avancées.
La DSI Voyageurs couvre les besoins en Systèmes d’Information (SI) des métiers de l’activité Voyageurs. Pour répondre à ces besoins documentaires, elle dispose d’une solution mais souhaite en changer pour se tourner vers l’open source. Elle aspire à une solution facile à déployer, peu couteuse et efficace.
Elle identifie la solution Nuxeo et fait appel à Sollan pour s’assurer que la solution couvre l’ensemble de ses besoins et usages. L’étude valide la couverture fonctionnelle et technique.
« Le point fort de la solution Nuxeo était de nous permettre de nous affranchir d’une licence utilisateur et ainsi d’ouvrir la plateforme à toute la société en synchronisant l’annuaire d’entreprise. Nous avions identifié que le déploiement s’en trouverait automatiquement facilité grâce au partage de documents avec toute personne issue de l’entreprise disposant d’une adresse email connue de l’annuaire. Il ne resterait alors qu’à positionner les bons droits au niveau de l’outil. » explique Marie Lacrampe, Responsable Travail Collaboratif à la DSI Voyageurs.
Des enjeux opérationnels et sécuritaires
« La grosse difficulté était de faire en sorte que, tout en changeant profondément l’outil, les utilisateurs réussissent à se repérer. Car nous étions sur un changement de solution de gestion documentaire et non sur une mise en place. » indique Marie Lacrampe.
Sollan est choisi afin de mener à bien le projet de migration et de déploiement. Pour assurer un bon niveau de service, un cluster est mis en place garantissant la disponibilité de la plateforme.
Afin d’éviter une rupture de service, la migration de contenu est réalisée de manière progressive tout en conservant les liens de l’ancien format, ce qui nécessite la production d’une série de scripts permettant la migration, la mise en place d’une architecture adaptée et le maintien opérationnel des deux plateformes en simultané. De nombreux tests sont réalisés en amont sur différentes typologies de documents.
Deux espaces de collaboration déjà existants sont reconduits dans la nouvelle plateforme, les communautés et les bureaux virtuels, offrant un accès aux ressources nécessaires pour la mise en œuvre des projets avec des droits associés. Plus de 450 communautés ont ainsi été migrées.
La solution est simplifiée avec la suppression de certaines fonctionnalités peu utilisées dans l’ancienne plateforme et un travail sur l’ergonomie est réalisé.
Suite à la mise en place de la solution, un audit est mené par l’équipe Sécurité de SNCF afin d’aboutir à la sécurisation complète de la plateforme.
Les métiers ont bien accueilli la nouvelle plateforme. Ainsi, depuis l’ouverture, plus de 150 communautés ont été créées.
Une solution pensée sur du long terme
« Une des réussites du projet est d’aboutir à une plateforme comportant peu de développement spécifique. » indique Thierry Carette, Responsable Services et Infrastructures à la DSI voyageurs.
Dès le début du projet, le taux de développement spécifique a été mesuré et suivi dans la durée ce qui a permis de le réduire au minimum abaissant de fait les coûts et la complexité de maintenance.
« Par ailleurs, la montée de version simplifiée avec Nuxeo Studio promet une qualité de service sur du long terme, un gain de temps et la possibilité d’éviter des analyses d’impact lourdes » ajoute Marie Lacrampe.
Les prochaines évolutions envisagées sont une montée de version et le déploiement à d’autres branches de SNCF.
Points de satisfaction :
• Bon accueil de la plateforme par les métiers.
• Faible taux de développement spécifique.
• Mise en œuvre d’une solution open-source, en adéquation avec l’orientation stratégique du système d’information SNCF.
• Réduction des coûts de possession de la plateforme.
• Déploiement de la solution à des populations plus larges.
• Aucune perte de document entre la migration de l’ancienne plateforme vers la nouvelle.
Le Groupe SNCF
SNCF est l’un des premiers groupes mondiaux de transport de voyageurs et de logistique marchandises avec 31,4 milliards d’euros de chiffre d’affaires en 2015, dont 33% à l’international. Avec son socle ferroviaire français et riche de son expertise d’architecte de services de transport, le Groupe emploie plus de 240 000 salariés dans 120 pays.
Son objectif est d’être la référence d’excellence mondiale des services de mobilités et de logistique.
Organisé en 3 EPIC (Établissement Public Industriel et Commercial), SNCF couvre 5 métiers : SNCF Voyageurs (transport public régional et interrégional, mass transit, transport moyenne et grande distances dont international, distribution et gestion et développement des gares françaises). Keolis (mass transit- transports publics en Europe et dans le monde), SNCF Logistics (transport et logistique de marchandises), SNCF Réseau (gestion et exploitation du réseau ferroviaire français) et SNCF Immobilier (gestion et valorisation des actifs immobiliers et fonciers).
A propos de Sollan
Sollan est une société franco-anglaise, spécialiste de la gestion de contenus numériques (ECM). Son expertise s’étend sur l’ensemble de la chaîne documentaire.
Sollan est reconnu en tant qu’expert sur trois activités : le conseil en amont des projets (Sollan Consulting), l’intégration des solutions ECM (Sollan Development) et l’édition de solutions logicielles innovantes (Sollan Software),
www.sollan.com
