L’Immobilière Rochelaise est composée de trois agences à l’enseigne de Laforêt Immobilier implantées à La Rochelle et à Châtelaillon, sous la direction de Robert Gaillard et ses enfants, Christophe et Isabelle. Positionné au cinquième rang en volume de chiffre d’affaires parmi les quelque 750 agences du réseau de franchisés Laforêt, cet ensemble de trois agences fonctionne depuis deux ans avec la solution ged novaxel et porte témoignage des gains très sensibles obtenus en efficacité et en transparence. Laforêt Immobilier couvre les activités de transactions (vente de neuf et ancien), de location, d’administrateur de biens et de vente de commerces.
- PROBLEMATIQUE
« Avec nos trois agences, nous rencontrions une problématique particulière, » fait remarquer Robert Gaillard. « Trois entités géographiquement séparées avaient donné naissance à trois systèmes de classement ; chacun s’y retrouvait chez soi, mais pas chez les deux autres. De plus, l’information entre nous circulait mal, je voyais des documents effectuer des navettes de l’un à l’autre, et parfois s’égarer. Le courrier n’était pas en ordre, il fallait trouver quelque chose capable de relier les trois responsables d’agences, les trois sites, et ce quelque chose s’est appelé la GED. »
- CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
« J’ai découvert la Gestion Electronique de Documents par simple curiosité personnelle, au départ, » se souvient Robert Gaillard. « J’étais intrigué par cet acronyme de GED, c’était il y a quelques années, et après quelques recherches dans le web et les médias, j’ai décidé de m’équiper à titre personnel avec la version monoposte de la ged novaxel. J’ai pu me familiariser avec l’approche très explicite de cette GED, qui repose sur une analogie d’armoires comprenant des rayons sur lesquels sont rangés des classeurs contenant des dossiers. C’est donc tout naturellement et en connaissance de cause que j’ai ensuite voulu appliquer la GED à mon entreprise ».
Avec la GED se pose toujours la question de son acceptation par les collaborateurs. L’arrivée d’une GED est un changement significatif des habitudes, le saut est spectaculaire : on passe de dossiers papier à des fichiers numériques. « Quand j’ai annoncé que le classement ne se ferait plus par des dossiers suspendus, il y a eu un peu d’appréhension, la crainte de ne pas comprendre, de ne pas savoir. Les dossiers suspendus, c’est rassurant, on ouvre la porte d’une armoire et on les voit, ils sont présents, palpables, visibles, rassurants… ils ne sont certainement pas à jour, mais rassurants ! »
L’entreprise possède une quinzaine d’utilisateurs de la ged novaxel. Parmi eux on peut distinguer ceux qui y accèdent en simple consultation : les commerciaux, au nombre de 6 ou 7. Les contributeurs impliqués représentent eux aussi une demi-douzaine de personnes. La bonne idée a été de nommer une Madame GED, la personne qui fait l’interface entre la direction, le prestataire Novaxel et les utilisateurs en demande de clarification ou de complément de formation. « Mon assistante Manuella Villalon est notre Madame GED, et elle tient son rôle à merveille ! », tient à préciser Robert Gaillard.
- RETOURS , BENEFICES
A la question traditionnelle « qu’avez-vous mis dans la GED », la réponse fuse : « Tout ! Tout est dans la GED ! » Et Robert Gaillard fait remarquer que bientôt deux ans après l’installation de la ged novaxel, il peut parfois arriver de voir un collaborateur s’enquérir d’un document, à l’ancienne mode : en soulevant des papiers et en ouvrant des meubles, mais très vite il entend une voix s’élever pour lui demander ‘tu as regardé dans novaxel, tout est dans la GED, si ce n’est pas dans la GED ça n’existe pas ! » Tout ? Oui tout : un chèque qui arrive au courrier passe aussitôt au scanner et part trouver sa place dans la GED.
Prenons l’exemple des factures : auparavant elles circulaient en navette et, surtout, après les événements qu’elles représentaient. « Elles ne servaient qu’au bilan en fin d’année, autrement dit, à rien de bien utile. » Désormais, un dispositif de workflow automatise des circuits imposés, reliés entre eux, où chacun sait ce qu’il a à faire sur une pièce d’achat, sur un principe de contrôle puis validation, tant au niveau administratif (mentions, échéance…) qu’au niveau managérial (la prestation a-t-elle été correcte, dans les délais, les conditions convenues…).
« La GED apporte de la satisfaction client par la transparence ». Prenons le cas d’un chauffe-eau en panne chez un locataire. Cet incident déclenche une série d’actions et de messages qui non seulement sont facilités par la GED, mais encore donnent aux personnes concernées, à commencer par le locataire, une visibilité totale sur le suivi des opérations : information à l’artisan appelé ; contact de l’artisan vers le locataire ; locataire avisé des étapes ; propriétaire avisé. Dans la chaîne opérationnelle, chacun sait ce qu’il a à faire. « Cette transparence est un gros facteur de satisfaction. Notre locataire sait, parce qu’il le voit, que l’on s’occupe de lui. Même chose pour le propriétaire bailleur. »
« Avec la ged novaxel, nous avons amélioré la circulation de l’information. En outre, nous avons gagné de la traçabilité. Avant la GED, les messages électroniques, parce qu’ils étaient étroitement liés à un poste de travail, échappaient à toute visibilité et à tout archivage. Or le courrier est la base de la connaissance dans une entreprise, qui détient le courrier détient le pouvoir ! En rendant les emails visibles et partageables, la GED ne vise pas le contrôle, elle vise à accroître l’efficacité mais aussi l’image de l’entreprise puisque chez nous les réponses évasives à un appel entrant en cas d’absence d’un collaborateur ont disparu des pratiques : tout le courrier est dans la GED accessible à chacun dans le dossier concerné. »
Quels sont les autres bénéfices observés ? « J’ai parlé du gain de productivité et j’y ajouterai un gain en confort de travail, par l’autonomie découlant de la GED. Personnellement, comme manager, j’ai toujours eu scrupule à déranger une personne pour avoir une information, la ged novaxel m’a rendu autonome, je sais que j’ai l’ensemble des informations au bout des doigts… et à toute heure ! Je n’omettrai pas les économies d’impression papier, de plus de 50% depuis que la GED est là. Ni, enfin, le gain de place dans les bureaux. »
- ÉVOLUTIONS
Chez Laforêt Immobilier, le futur est en voie d’élaboration, avec la perspective d’une mise en place pour l’été 2014. Il s’agit, pour les agences de La Rochelle et Châtelaillon, d’ouvrir l’accès aux informations en GED aux clients, qu’ils soient vendeurs, acquéreurs, bailleurs ou locataires. Tous pourront, de manière sélective, venir chercher à l’intérieur de la ged novaxel ce dont ils ont besoin. Le vendeur d’un bien veut savoir où en est son acquéreur potentiel, dans sa recherche de crédit, ses échanges de courriers avec l’agence mandatée. L’acquéreur veut suivre ses échanges, la négociation. Le locataire recevra sa quittance par email, il verra le détail des charges, et il pourra payer son loyer par CB en ligne. « La transparence que nous avons commencé à instaurer et allons amplifier grâce à la GED permet à tous ces acteurs de mieux se rendre compte du travail accompli par l’agence et j’irai jusqu’à dire qu’elle met un surcroît de sérénité et de confiance dans nos rapports avec eux, » conclut Robert Gaillard.
À propos de novaxel
Novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.
Contacts presse
Novaxel – groupe Visiativ
Martine Joulia-Cubizolles
Direction des Opérations
Tél. 04 78 30 62 41
Email : m.joulia@novaxel.tm.fr
www.novaxel.com
Presse
Nextual Public Relations
Pascale Desmaele
Tél. 06 11 48 30 36
Email : pascale@nextual.fr
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