Fin décembre 2010, il s’en souviendra toujours, Gilles Defoly démonta définitivement plusieurs armoires équipant ses bureaux. « C’est la première fois que je faisais cela, j’avais passé ma vie à ajouter des armoires pour pouvoir archiver année après année, mais ce jour-là nous inversions le processus : nous venions d’achever la numérisation de tous nos dossiers, ceux du présent mais aussi tout l’historique, » se rappelle avec l’enthousiasme d’hier Gilles Defoly. « Nous venions de consacrer un an et demi à passer au scanner plusieurs milliers de dossiers –locataires, propriétaires, copropriétaires, transactions…- et voilà qu’enfin nous venions d’accéder définitivement à la GED ; par ce démontage qui n’était pas seulement symbolique, nous faisions nos adieux à la paperasse envahissante ! »
Gilles Defoly est agent immobilier depuis 19 ans, d’abord à Nancy puis désormais au Pays Basque, à Biarritz, Anglet et Bayonne. Le Groupe Defoly exerce six métiers : syndic, gestion, location, transaction, immobilier d’entreprise, immobilier neuf. Parmi ses 42 collaborateurs, 7 responsables de secteurs répartis sur toute la France sont itinérants et équipés d’appareils informatiques mobiles avec par conséquent un besoin vital de rester reliés aux données qui leur sont nécessaires, à tout moment et de tout lieu.
- PROBLÉMATIQUE
« Dès les années 95-97, j’étais convaincu qu’il faudrait un jour ou l’autre mettre le papier dans l’informatique, mais à cette époque les scanners avaient des prix inabordables, autour d’un million de francs, et les mémoires étaient soit réduites soit trop chères… en 2013 vous trouvez la fonction scanner dans n’importe quel copieur, » poursuit Gilles Defoly. « Nous sommes dans un métier où il y a énormément de travail administratif, que ce soit les baux, les mandats, les quittances, les rapports de gestion… chaque mois écoulé est marqué par la production de nouveaux documents… comment bien gérer tout ce flux ? »
- CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
« Je me suis sérieusement remis à examiner la GED vers 2006 ; Novaxel était l’un des prestataires possibles et rapidement la qualité de la relation commerciale et leur implication avec eux ont guidé notre choix, » précise Gilles Defoly. « Nous avons choisi de scanner tout l’historique. Ce fut un travail long et laborieux, mais très facile. Ensuite, nous sommes parvenus à faire communiquer naturellement la GED avec nos logiciels métiers dédiés à la gestion ou aux transactions. Le bénéfice fut un classement automatique de toutes ses éditions dans la GED »
« La ged nous a permis de structurer les arborescences de classement, en s’appuyant sur l’existant, avec le côté positif d’améliorer et d’optimiser notre organisation. Grace à nos efforts d’accompagnement et à sa simplicité d’utilisation, tous nos collaborateurs ont immédiatement adopté la solution novaxel, sans aucune réticence. »
Un collaborateur-type travaille maintenant devant un double affichage informatique. D’un côté, les logiciels métiers, contenant « la bannette virtuelle » qui remplace les petits mobiliers à étagères d’antan où on classait le courrier selon son origine. Sur le second écran vient prendre place le document issu de la GED, qu’il faut consulter. Deux personnes sont occupées à la numérisation du courrier et à sa distribution. « En réalité, c’est très simple et très naturel : nous avons essayé de remplacer en informatique les tâches qui, hier, se faisaient de façon manuelle et en se déplaçant d’un lieu à un autre. » Tout ce qui arrive est scanné et va dans la GED novaxel, des code-barres permettent à chaque document de trouver sa bonne place et à chaque collaborateur de trouver son courrier.
- PREMIERS RETOURS ET BÉnÉficeS
Aujourd’hui, grâce à la dématérialisation accomplie, un appel de loyer qui, autrefois, partait au locataire par la Poste, est mis dans la GED à la disposition de son destinataire. « Près de 100% de nos clients ont adopté ce mode de fonctionnement, et, pour prendre un exemple, sur 1 500 propriétaires ou locataires, il n’y en a guère plus de quatre ou cinq qui réclament encore des envois postaux. »
« La mise à disposition des productions réalisées pour le client se traduit par un bénéfice plutôt imprévu, » tient à souligner Gilles Defoly. « Ce bénéfice est celui de la transparence. Avant la GED, il fallait penser à communiquer aux clients que telle ou telle action avait bien été menée, si nous ne le faisions pas, ou trop tardivement, une interrogation pouvait surgir. Comme tout est dans la GED et rendu disponible en ligne, tous les doutes sont levés, plus besoin de nous appeler… on pourrait même dire que si ce n’est pas dans la GED c’est que ça n’a pas été fait ! »
« Je pense que la GED novaxel nous dote désormais d’un avantage concurrentiel certain, car je ne vois pas dans la région un seul confrère équipé au même niveau. Je ne parle pas ici de la satisfaction intellectuelle de disposer d’un outil perfectionné, je parle des avantages qui sont visibles et appréciables de l’extérieur, par nos clients et partenaires. Prenez par exemple un syndic de copropriété, on reproche parfois à cette profession son manque de transparence… désormais, tous leurs documents étant en ligne et accessibles par identifiant et mot de passe, un représentant peut aller consulter tout ce qui concerne un immeuble : règlement de copropriété, engagements avec les fournisseurs, assurances, demandes d’interventions et suivi des avancées… »
Avec la GED, quatre ou cinq personnes éloignées l’une de l’autre peuvent travailler ensemble sur le même dossier sans se déplacer Gains de temps, d’espace (armoires démontées !), d’argent, travail plus agréable, transparence, mémoire des informations (la traçabilité des échanges élimine les doutes) satisfaction des clients et partenaires… « Quand j’entends parler de la GED chez nous, c’est dans le positif ! »
- ÉVOLUTIONS
La GED novaxel des agences immobilières Defoly a connu trois phases d’extension. Dans la première elle s’est étendue à tous les collaborateurs ; dans un deuxième temps, elle s’est ouverte aux clients (propriétaires, locataires…) ; plus récemment, la GED a ouvert une communication dématérialisée avec les partenaires : notaires, promoteurs, artisans, assureurs… « Avec ces partenaires, nous échangions du courrier papier, des fax, cela se met à disparaître. Pour notre communication avec certaines études de notaires, nous leur envoyons un code et ils viennent récupérer dans la GED novaxel les éléments légaux d’une transaction, nous ne leur envoyons plus rien… nos modes de travail sont en train de changer ! » conclut Gilles Defoly
À propos de novaxel
Novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.
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