Avant l’An 2000, chaque collaborateur du cabinet se créait ses espaces de stockage personnels sous Windows dans son ordinateur, les entretenait, ce qui pouvait occasionner de la confusion, des erreurs. Dans un passé récent, il fallait impérativement venir au bureau pour consulter un document. Mais cela, c’était avant la GED. Depuis la GED, tout ce que produisent les collaborateurs est centralisé, consultable à toute heure, de n’importe quel lieu sur la planète, au moyen d’un « banal et génial » outil informatique relié à Internet. Gilbert Métoudi, co-fondateur, directeur général du Groupe Berdugo Métoudi, a initialisé et a fait vivre cette transformation profonde qui a non seulement accru la productivité et le confort de travail en interne, mais a aussi apporté aux clients un surcroît de service et de satisfaction, vecteurs de fidélisation.
Le groupe Berdugo Métoudi, du nom de ses fondateurs, a vu le jour en 1986. D’une création ex-nihilo, il a pu atteindre aujourd’hui une dimension qui le range parmi les 150 premiers cabinets de la profession en France. Son siège est à Paris et ses quelque 65 collaborateurs sont répartis entre trois établissements sur le territoire national et sur sa filiale dédiée à la saisie externalisée. Son champ d’activité est celui d’un cabinet comptable traditionnel complété par les missions d’audit et de conseil.
- PROBLÉMATIQUE
« J’observais que l’individualisme, présent de façon naturelle dans le travail de chacun, pourrait à terme rendre plus complexe la gestion, engendrer des anomalies, mais pas seulement cela, » explique Gilbert Métoudi. « Juste avant l’An 2000, nous avions en tête la création d’une structure dédiée à la saisie des pièces comptables pour optimiser la production de nos autres implantations. Je percevais que nous devions changer quelque chose dans le traitement des flux documentaires si nous voulions parvenir à tout faire fonctionner et maintenir de la visibilité partout sans nous noyer dans la paperasse. Mais quoi, comment, à quel prix ? La GED est venue à point nommé. »
- CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
La rencontre avec la GED et plus précisément celle mise au point par la société française novaxel s’est effectuée par le truchement des éditeurs et, en particulier, CCMX, devenu CEGID. « Ce fournisseur de notre profession proposait des solutions complémentaires aux siennes pour équiper les cabinets comptables, et la GED en faisait partie. J’ai assisté à une démonstration et n’ai eu aucun mal à convaincre mes associés du bien-fondé de cette technologie. En effet, grâce à la GED novaxel, qui était opérationnelle depuis plus de deux ans sur tous nos sites, nous avons réussi très facilement, en 2002, l’ouverture de notre centre de saisie, distant de nos bureaux. »
Dans la mise en place de la GED, le Groupe Berdugo Métoudi a opté pour plusieurs « armoires numériques » ou bases documentaires en fonction de l’activité couverte : une base pour l’activité expertise comptable ; une pour l’activité commissariat aux comptes ; puis la gestion patrimoniale; l’administration interne du cabinet; et enfin une base pour accueillir les archives (dossiers clos).
- PREMIERS RETOURS ET BÉnÉficeS
« Dans une société de service, un certain nombre de collaborateurs vont et viennent », fait remarquer Gilbert Métoudi. « C’est pourquoi il faut imposer la mise en place d’une organisation capable d’assurer sans faille contrôle, transparence et continuité de la prestation. La GED est un excellent moyen pour créer et faire respecter les règles et les procédures liées à l’organisation du cabinet. Pour beaucoup de collaborateurs, entrer dans la GED est naturel. Pour d’autres, qui y voient la fin de leurs petites habitudes de rangement, on peut presque parler d’un changement profond ! Cela dit, assez régulièrement on entend tel ou tel suggérer de déplacer un répertoire vers un lieu semblant plus logique, et il n’est pas difficile de s’en acquitter. L’organisation d’une GED s’affine, elle se perfectionne au fil du temps, tandis que l’outil logiciel GED novaxel proprement dit, quant à lui, s’enrichit constamment de nouvelles fonctionnalités. »
Gilbert Métoudi attire l’attention sur un aspect qui peut sembler secondaire, mais qui est apprécié de tous les utilisateurs du matin au soir : l’étroite association GED / Messagerie qui permet d’envoyer des liens sur les pièces jointes d’un dossier. Le destinataire reçoit un mail et en cliquant sur le lien, le dossier s’ouvre directement dans la GED avec les bonnes pièces jointes. Ce sont les liens qui circulent et plus les pièces jointes.
« Chez nous, le visiteur demande parfois avec un brin de provocation pourquoi les adeptes du zéro papier que nous sommes devenus entretenons encore un imposant parc de photocopieurs de dernière génération : ce n’est pas pour produire du papier, c’est pour scanner, pour produire du numérique qui désencombre nos bureaux. Un papier qui arrive chez nous, c’est un papier qui va directement dans la machine à dématérialiser ! »
- ÉVOLUTIONS
Après une douzaine d’années de mise en pratique de la GED novaxel et avec l’apparition récente des nouveaux appareils informatiques mobiles, le cabinet Berdugo Métoudi voit la GED comme une plate-forme collaborative de partage de l’information, ouverte sur l’extérieur. « D’ores et déjà, nos clients accèdent à leurs dossiers dans notre GED par identifiant et mot de passe. Nous leur ouvrons tous les documents dont nous sommes sûrs que la diffusion ne posera aucun problème : bilans, liasses fiscales, fiches de paie, déclarations, juridique… A travers le portail de notre site web www.berdugometoudi.fr, nous leur permettons de consulter ces documents essentiels, ainsi que des informations générales ou réglementaires.
De ce fait, la GED devient un outil indispensable, pour créer de la liaison et de la fidélisation », conclut Gilbert Métoudi.
La toute prochaine étape de la collaboration du Groupe Berdugo Métoudi avec novaxel est en cours de réalisation : permettre l’accès au contenu de la GED de l’extérieur via le web non seulement par le micro-ordinateur classique (c’est fait), mais avec la même ergonomie par tous les appareils mobiles tels que les tablettes tournant sur les principaux systèmes d’exploitation.
À propos de novaxel
novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.
Contacts presse
novaxel – groupe Visiativ
Martine Joulia-Cubizolles
Direction des Opérations
Tél. 04 78 30 62 41
Email : m.joulia@novaxel.tm.fr
www.novaxel.com
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