Comment répondre en groupement de manière totalement dématérialisée ?
Deux témoignages d’utilisateurs
DematMP est le département marchés publics d’Odialis, cabinet conseil en dématérialisation.
Odialis DematMP propose OdiaSign un parapheur électronique, solution collaborative de signatures, conforme aux recommandations de l’Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics.
L’usage d’un parapheur électronique est très récent. Odialis rapporte ici deux témoignages des toutes premières entreprises utilisant cette solution pour répondre en groupement de manière totalement dématérialisée.
L’utilisation de cette solution permet notamment en cas de réponses à des marchés publics en groupement de faire cosigner les documents indépendamment des plateformes de marchés publics et se traduit par des bénéfices appréciés par les utilisateurs détaillés ci-après.
Le parapheur classique de jadis (au temps du papier) était un registre cartonné dans lequel s’empilait, entre des feuilles de séparation en papier buvard, le courrier qui devait être proposé à la signature d’un responsable. Si elle n’a pas encore évolué vers la signature électronique, une société répondant à un appel d’offres avec d’autres entreprises doit « faire circuler le parapheur » pour recueillir les signatures manuscrites ou rassembler les signataires (souvent éloignés). Le parapheur électronique invite chaque signataire, muni de son certificat électronique, à venir via internet apposer sa « griffe » dans le projet sur la plate-forme OdiaSign.
Témoignage du cabinet ABP Architectes
Ce cabinet situé à La Rochelle, créé en 2002, emploie une douzaine de collaborateurs. Il se présente comme un cabinet pluridisciplinaire, éclectique, particulièrement à l’aise dans les projets d’architecture contemporaine, avec à son actif des réalisations dans le domaine sportif, le logement, les sièges sociaux. Parmi ses réalisations exemplaires : la Maison du Port, bâtiment à énergie positive en construction à La Rochelle ; le siège du CERTeM à Tours, première plate- forme technologique mondiale en microélectronique de puissance. www. abp-architectes.com
Madame Justine Fredaigue assure les responsabilités de secrétariat du cabinet et elle est tout particulièrement en charge de la détection des projets et des dossiers de réponses aux appels d’offres. « Répondre à un marché public, jusqu’à l’année dernière, c’était brasser une masse de documents aboutissant à une épaisse enveloppe de deux kilogrammes à faire arriver au destinataire dans le strict respect des dates-limites de dépôt des candidatures… ce qui n’allait pas sans une certaine dose de stress et ne nous mettait pas à l’abri des aléas des services postaux, » raconte Madame Fredaigue. « Il fallait changer notre façon de travailler, et la mise en place de la candidature électronique prévue par les pouvoirs publics nous a incités à nous lancer dans la dématérialisation sans attendre que cela devienne une obligation. J’ai suivi pour cela une formation ‘DematMP’ du cabinet Odialis dédiée à la dématérialisation des marchés publics. »
Un cabinet d’architectes comme ABP est souvent le maître d’œuvre d’un projet associant plusieurs bureaux d’études indépendants, situés partout en France. En fonction du projet, il aura besoin des prestations d’un urbaniste, d’un ergonome, d’un paysagiste, d’un économiste, d’un scénographe, d’un expert en traitement des eaux, en développement durable, etc. Or, la signature du mandataire seule ne suffit pas pour déposer une candidature : il faut celle de chaque intervenant du groupement. D’où le concept de parapheur électronique permettant à chacun d’eux de venir signer sur la plate-forme OdiaSign, où l’opération se déroule comme on le ferait autour d’une table : à tour de rôle, mais désormais sans se déplacer, plus rapidement et dans un confort et une facilité extrêmes, puisque la plate-forme est accessible 24h/24 et 7 jours/7 à partir de tout ordinateur.
« Nous n’avons pas rencontré de freins en interne lors de notre transition vers le numérique, tout s’est déroulé dans une dynamique de groupe, nous voulions tous y aller ! » précise Justine Fredaigue. « Après, il a fallu convaincre nos partenaires bureaux d’études un par un d’acquérir un certificat de signature électronique… et nous y sommes parvenus ; certains se sont inscrits à la formation Odialis, d’autres se sont lancés directement. »
Le cabinet ABP Architectes remplit plus de 200 candidatures à l’année, déjà une trentaine ont été envoyées par la voie dématérialisée. « Personne chez nous ne voudrait revenir en arrière, retourner au tout papier, affronter à nouveau les délais d’acheminement imprévisibles. Seul petit point noir dans le paysage : les plates-formes où nous déposons les dossiers sont disparates, il n’y a pas de standardisation, c’est très regrettable et cela peut engendrer des surprises de dernière minute le jour du dépôt, mais chaque plate-forme à sa hot-line et notre prestataire Odialis reste présent pour nous épauler ».
Bertrand Pourrier est l’un des dirigeants du cabinet ABP Architectes : « La dématérialisation est sur le point de devenir une obligation, plutôt que d’attendre qu’elle s’impose à nous, nous avons préféré l’adopter tout de suite. Nous y trouvons un gain de temps et un confort de travail et, avec la garantie d’arrivée de nos candidatures à bon port, une lourde incertitude est levée. Temporairement, je l’admets, notre pratique de la dématérialisation nous procure une longueur d’avance dans un monde fortement concurrentiel, puisque tous nos confrères ne se sont pas encore soumis à l’exercice ! »
Témoignage de la société Sysoco, intégrateur de systèmes de communication
Sysoco, dont le siège est en région lyonnaise, est le leader français de l’intégration de systèmes de radio-communication. Sa mission est d’apporter des solutions innovantes adaptées aux métiers de ses clients. Il s’agit en particulier de mettre en place des réseaux de communication privés (voix, données) pour des utilisations sensibles exigeant des liaisons sécurisées dans un contexte souvent marqué par l’urgence : Samu, pompiers, autoroutes, plates-formes portuaires… www.sysoco.fr
« Les deux tiers environ de nos clients sont dans le secteur public, et celui-ci déploie des efforts pour entrer dans la dématérialisation, en y entraînant naturellement ses prestataires, » explique Pierre de Quillacq, président de Sysoco. « Nous avons fait appel à Odialis DematMP pour nous former à la réponse électronique aux marchés publics. Nous avons ensuite voulu résoudre la problématique de la réponse en groupement d’entreprises et adopté le parapheur électronique OdiaSign, à ce jour utilisé une bonne vingtaine de fois avec satisfaction et notamment pour co-signer une réponse avec un partenaire basé en Martinique. »
« Accéder à la dématérialisation, c’est mettre en œuvre des pratiques de conduite du changement ; passer du concret à l’abstrait peut désorienter certains d’entre nous. On peut comprendre la frustration : jusqu’à un passé très récent, on livrait trois gros classeurs emballés dans un beau carton et ainsi chacun pouvait visualiser la masse de la besogne accomplie par l’équipe… vous remplacez cela par quelques méga-octets, l’effet psychologique disparaît ! La transmission aussi revêtait une sorte de cérémonial : nous allions porter l’offre au client… aujourd’hui nous cliquons sur une souris ! »
« Nous imaginions que le fort raccourcissement des délais de livraison du dossier, quelques minutes, allait nous autoriser à boucler les offres de manière tardive : il n’en est rien ! » tient à faire remarquer Pierre de Quillacq. « Car attention : les serveurs recevant nos offres différent, ils ne sont pas standardisés et pour s’assurer de la bonne compatibilité entre l’outil informatique d’émission et l’outil de réception, il est prudent de prendre un bon coefficient de sécurité. »
Les avantages du parapheur électronique OdiaSign
- OdiaSign permet au signataire de signer sans se soucier des plates-formes.
- Les personnes en charge de déposer pourront le faire sans avoir besoin d’utiliser un certificat électronique au moment du dépôt.
- OdiaSign est disponible 24h/24 et 7 jours/7 à partir d’une simple connexion internet.
- Une fonction de parapheur permet de transmettre des documents au signataire et de récupérer les documents signés pour ensuite les déposer sur les plateformes des collectivités.
- Il permet de cosigner les documents par plusieurs entreprises et notamment pour la réponse en groupement.
- Chaque signature est horodatée pour garantir une date certaine
- OdiaSign accepte tous les certificats RGS
- Une tarification adaptée aux volumes de signature accessible que l’on soit une TPE ou PME
Pour en savoir plus sur OdiaSign : www.dematmp.fr/fr/offres-de-services/parapheur-electronique1.html
A propos du cabinet Odialis
Odialis est un cabinet de conseil et de service en dématérialisation. Odialis intervient auprès des entreprises et des collectivités souhaitant mettre en place des applications dématérialisant les documents et les échanges. Son fondateur, Olivier Demilly, avait précédemment été pendant cinq ans Délégué Général Adjoint de ChamberSign France, autorité de certification des Chambres de Commerce et d’Industrie. DematMP, le département marchés publics d’Odialis , propose aux entreprises et collectivités des prestations des conseils, de formation et d’accompagnement aux Marchés Publics. www.odialis.fr – – – www.dematmp.fr
Contact Presse :
ODIALIS –
Olivier Demilly
Tél. 0981065370
odemilly@odialis.fr
www.dematmp.fr
www.odialis.fr
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