La Communauté de communes des Balcons du Lomont est une structure intercommunale créée en 2002, située dans le département du Doubs, Région Franche-Comté, non loin de Montbéliard et de la Suisse. Elle regroupe 12 communes : Blamont (siège), Abbévillers, Autechaux-Roide, Bondeval, Dannemarie, Écurcey, Glay, Meslières, Pierrefontaine-lès-Blamont, Roches-lès-Blamont, Thulay, Villars-lès-Blamont. Les Balcons du Lomont ce sont douze communes qui bordent la montagne du Lomont, telles des balcons. La Communauté de communes s’est équipée de la GED novaxel il y a deux ans. Marc Lacombe occupe la fonction d’agent de développement, sa mission est d’établir des diagnostics, de mettre en œuvre les projets souhaités par les élus, elle englobe la responsabilité des moyens informatiques.
· PROBLÉMATIQUE
À l’instar de tout ce qui appartient au secteur public, une structure intercommunale brasse un gros volume de documents. Le temps et l’énergie consacrés à la production ou à la recherche de documents représentent donc un souci central pour tous les responsables désireux d’améliorer l’efficacité des collaborateurs et la qualité du service rendu à l’administré.
· CHOIX DE LA SOLUTION ET DÉPLOIEMENT
Après avoir observé quelques remontées d’expérience et pris des renseignements dans la presse et auprès de diverses sources sur les solutions de GED existantes (Gestion Electronique de Documents), Marc Lacombe a fixé son choix sur la solution éditée par la société française Novaxel, laquelle bénéficiait en outre d’une bonne expérience auprès des communes et communautés de communes. « Nous n’avons noté, au stade décisionnel, aucune réticence de la part des élus, dont beaucoup sont adeptes des nouvelles technologies, » souligne Marc Lacombe. « Ensuite, dans la mise en place de la solution, non seulement les collaborateurs se sont parfaitement adaptés à l’utilisation de leur nouvel outil de GED, mais ils ont même manifesté un certain enthousiasme ! Il faut dire que le plan de classement pensé par Novaxel, s’appuyant sur l’analogie avec l’armoire physique, est particulièrement intuitif et elle rassure l’utilisateur en reprenant l’ergonomie de classement à laquelle il est déjà habitué. »
Dans un premier temps, cinq postes ont été équipés de la GED novaxel : celui du responsable, Marc Lacombe et quatre postes administratifs de type secrétariat de mairie classique (Etat civil…). Prochainement, deux nouveaux postes sont prévus en exploitation. Les personnels ont été formés à distance, selon la méthode novatrice ayant largement fait ses preuves chez Novaxel.
· BÉNÉFICES
« Qu’est-ce que nous avons mis dans la GED ? Tout ! », s’exclame Marc Lacombe. « Nous rangeons naturellement dans la GED ce que nous produisons, mais aussi ce que nous recevons ; ce qui passe au scanner, mais aussi les messages électroniques que nous estimons devoir conserver. Le ‘module courrier’ que nous a proposé Novaxel permet de tamponner de façon électronique le courrier à date d’arrivée, et d’en assurer le suivi selon le processus de workflow définit pour contrôler son traitement. »
Plusieurs bureaux décentralisés ont accès aux contenus de la GED via un réseau local ; l’information est donc entièrement partagée. « Pouvoir donner la bonne information, immédiatement et de manière pertinente à toutes questions posées au téléphone, au lieu de se contenter de dire à son interlocuteur qu’on le rappellera plus tard, cela fait partie du service de qualité que nous devons au citoyen et, par un ricochet, cela donne à notre administration une image moderne et dynamique, qui nous met en phase avec les nouvelles technologies, » fait remarquer Marc Lacombe.
· ÉVOLUTIONS
Outre les deux postes supplémentaires envisagés, la prochaine étape, déjà bien avancée, donnera un accès aux dossiers par le web, en mode consultation, à plusieurs dizaines de conseillers communautaires, qui sont les délégués élus de chaque commune siégeant à la Communauté, en nombre proportionnel à celui des habitants de leurs communes respectives.
À propos de Novaxel
Novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, Novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 200 000 utilisateurs, avec une progression de 40 nouveaux clients / mois dont une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (3500 agents Allianz, 500 agents Generali…), des Experts-comptables (1000 cabinets) , des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, OPHLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson etc. Quelques références récentes : Groupe Vinci Rhône-Alpes, Corevise, Axens, Cci-conseils, Notaire SCP Jonzac, Labo Cerdibio, Mairie Fécamp, LB Gestion, Ponticelli, Maisons retraite Korian, EM lyon, GIP LR, plus de 10 CROEC, Sodica …. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. Novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED… pour les particuliers et les TPE
| Contacts presse
Novaxel – groupe Visiativ Martine Joulia-Cubizolles Direction des Opérations Tél. 04 78 30 62 41 Email : m.joulia@novaxel.tm.fr |
Actual Public Relations Hervé Delemarre / Pascale Desmaele Tél. directs : 01 41 10 41 11 / 12 Email : herve@actual.fr – pascale@actual.fr |
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