Cabinet d’audit, de conseil et d’expertise comptable, BDO France est le huitième cabinet sur le marché français, présent dans 135 pays dans le monde avec plus de 49 000 collaborateurs (800 en France). Au sein de BDO France, les équipes spécialisées dans l’aide et l’accompagnement à l’implantation en France de sociétés étrangères bénéficient des services de la GED Novaxel depuis le milieu des années 2000. M. Patrick Vollerin, associé en charge de tous les outils de production, explique les spécificités de son métier et la manière dont la GED NOVAXEL soutient son activité.
· PROBLÉMATIQUE
« Nous sommes un métier qui, par tradition et nécessité, doit garder une trace de tous les échanges réalisés avec nos contacts partenaires et clients. Pour mettre les choses en perspective, c’est dès 1997 que nous avons pointé la nécessité de conserver tous les emails reçus en provenance du monde entier. C’était concomitamment à la montée du fax qui nécessitait un archivage minutieux des documents reçus à toute heure du jour et de la nuit, » se rappelle Patrick Vollerin. « De 1997 à 2004-2005 environ, nous imprimions tous nos emails et les archivions patiemment. Outre qu’il s’agit d’une activité très chronophage, nous avions très tôt pris conscience de la question de la sécurisation de nos documents. Ils sont sensibles et nécessitent d’être protégés et facilement accessibles pour tout besoin. »
La question de la dématérialisation des documents et de leur inscription dans une GED découle non seulement d’un besoin de protéger les documents mais également de répondre à deux impératifs essentiels : la nécessité d’une très grande réactivité face à l’accélération des échanges et l’obligation d’une traçabilité complète dans les communications. « S’équiper d’une GED est donc devenu très vite un besoin vital et nous avons choisi l’éditeur qui offrait les meilleures garanties sur nos critères majeurs : NOVAXEL. »
· CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT
« A notre réflexion interne sur l’organisation et le classement des documents s’est ajoutée l’évaluation des coûts et la décision a pris un peu de temps, pour aboutir à l’adoption de la solution complète de GED NOVAXEL, » ajoute M. Vollerin. « Une fois l’installation faite, nous avons pris le temps de former nos collaborateurs et de mettre en place les nouvelles règles de gestion des documents, à commencer par l’obligation d’enregistrer tous les mails dans la GED. Tous et non seulement les plus importants, car ce qui est important là ne l’est pas de la même manière ailleurs et ainsi de suite. De l’installation à aujourd’hui, nous avons doublé le nombre de licences, passant d’une quinzaine à plus de trente aujourd’hui. »
· RETOURS ET BÉnÉfices
« La GED est devenue un outil vital et incontournable dans notre métier, au même niveau qu’Outlook. Chaque collaborateur ouvre NOVAXEL le matin en même temps que sa boîte email. L’usage s’est vraiment propagé facilement et les services d’accessibilité, de lisibilité, de traçabilité des documents nous sont extrêmement précieux dans les suivis des dossiers, » détaille M. Vollerin. « L’utilisation pour l’heure est exclusivement interne et sert à suivre tous les cas en cours, prospects tout autant que clients effectifs. Pour l’analyse en profondeur des dossiers, les seniors peuvent avoir une vision périphérique des échanges, exploiter les données pour construire leurs argumentaires et leurs recommandations. La souplesse de la GED est un véritable bonheur pour tous les collaborateurs. Elle est vraiment devenue vitale pour nous. »
· ÉVOLUTIONS
« Nous n’avons pas pour l’heure besoin de nouveauté pour notre GED mais de continuité dans la qualité du service. Nous louons sa stabilité. Ce n’est pas rien qu’arriver le matin au bureau et d’avoir la certitude que les outils informatiques ne nous paralyseront pas. NOVAXEL a su établir un très solide rapport de confiance avec une solution qui tourne bien, sans fioriture et répond parfaitement à nos besoins. Si l’on doit évoquer une amélioration attendue, elle se situera au niveau de l’interface de gestion des droits d’accès qui nécessite l’écriture de scripts qui peut devenir un calvaire. Si elle était rendue plus ergonomique et plus simple, nous aurions alors une solution parfaite à tous les niveaux. En tant qu’administrateur elle tend vers la perfection et pour les utilisateurs elle l’a atteint. Reconnaissons que ce n’est pas si mal ! » conclut avec le sourire M. Vollerin.
Evènement : NOVAXEL sera présent au Congrès des Experts Comptable à Paris du 3 au 5 octobre 2012.
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.
| Contacts presse
NOVAXEL Martine Joulia-Cubizolles Directrice Générale Tél. 04 78 30 62 41 Email : m.joulia@NOVAXEL.tm.fr |
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