Créé en 1976, installé en région Rhône-Alpes, le courtier en assurances Koehl s’est déployé à Lyon et à Saint-Etienne. Son cœur de métier consiste à proposer à ses entreprises clientes toutes les solutions d’assurance, y compris les garanties financières et les classements financiers. Depuis dix ans, la société s’intéresse à la GED pour sa gestion interne et a décidé de sauter le pas suivant les conseils de son prestataire informatique, ITN, qui lui a recommandé NOVAXEL. La mise en production a commencé au printemps 2011. Une année plus tard, c’est le bon délai pour faire un premier retour d’expérience, avec les mots de Mme Koehl, fondatrice et courtière expérimentée.
- ÉTAT DES LIEUX ET INSTALLATION
Le courtier souhaitait relier 20 collaborateurs à la GED nouvellement installée, avec en outre un accès nomade. Le cabinet Koehl avait par ailleurs une demande inattendue : « nous voulions une GED globale et non une GED verticale par secteur, prédéfinie par métier, comme peut le proposer NOVAXEL. Cela n’a posé aucun problème, » explique Mme Koehl, fondatrice du cabinet . Les collaborateurs ont ainsi accès non seulement aux ressources internes mais également aux dossiers des clients.
- BÉNÉFICES
« Un des arguments essentiels pour la prise en main de l’outil GED est d’indiquer aux collaborateurs qu’ils recevront un intéressement supplémentaire s’ils parviennent à rentrer les dossiers archivés dans la GED avant trois ans, » sourit Mme Koehl. « Nous traitons systématiquement tous les documents dans la GED, ce qui permet d’y accéder beaucoup plus vite et facilement qu’auparavant. »
« Pour ma part, je dispose d’une double GED. Un accès à la GED générale, et une GED qui m’est propre, privative, pour, par exemple, l’accès aux bilans, aux contrats de maintenance. Elle a les fonctions d’une GED administrateur pure et dure. Après un an de production, nous sommes globalement satisfaits mais savons également que nous sommes en pleine période de transition, » précise Mme Koehl.
- ÉVOLUTIONS
Mme Koehl : « Nous voulons qu’à terme notre GED évolue vers de l’extract, c’est-à-dire qu’elle soit un véritable outil de gestion de la relation clientèle en étant accessible pour partie à nos clients via novaxelweb. Parallèlement, parmi les possibilités d’évolution, nous considérons la signature électronique comme nécessaire pour nos échanges par mails. Nous utilisons déjà un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR) qui permet d’élargir la nature de nos documents et de faciliter leur décryptage. Après une année, la GED nous est devenue naturelle et indispensable et après 36 ans d’existence notre cabinet a encore de beaux jours devant lui ! »
« Avec ce client, nous avons créé des automatismes permettant de classer en une seconde dans chaque dossier client dans NOVAXEL les mille avis d’échéances AXA en provenance du logiciel V9 d’ITN, » précise Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de NOVAXEL.
À propos de NOVAXEL
NOVAXEL développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de dossiers) : « NOVAXEL », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, NOVAXEL connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société établie à Lyon compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son i phone. L’intégration des certificats électroniques délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». NOVAXEL est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.NOVAXEL.com. NOVAXEL propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « NOVAXEL Family », disponible sur www.NOVAXEL-store.com, la boutique de la GED.
| Contacts presse
NOVAXEL Martine Joulia-Cubizolles Directrice Générale Tél. 04 78 30 62 41 Email : m.joulia@NOVAXEL.tm.fr |
Actual Public Relations Hervé Delemarre / Sébastien Célimon Tél. directs : 01 41 10 41 11 / 16 Email : herve@actual.fr – sebastien@actual.fr |
