Fondée en 1963, la société SARL Guenon et fils, devenu depuis le groupe Guenon par croissance externe, installée et rayonnant dans le Sud-Ouest, a pour activité le négoce et la gestion de matériels vinicoles et agricoles. Cette PME réunit 140 salariés spécialisés dans les tracteurs, les moissonneuses batteuses et autres machines à vendanger. L’essentiel de son activité se concentre sur la revente de machines et il dispose d’un bureau d’étude capable de répondre à des demandes de solutions et produits sur-mesure. Le groupe vend du matériel traditionnel comme du matériel de pointe, à l’instar d’une trieuse de vendange avec système optique. La société s’est équipée d’une solution de GED NOVAXEL toujours active il y a 4 ans.
- Problématique
Le besoin d’une solution de gestion électronique de documents s’est fait dans un premier temps sentir pour les ressources humaines. Arnaud Guenon, directeur du groupe, explique : « Nous sommes répartis en sept sites différents et notre groupe est lui-même composé de plusieurs sociétés. Ces sociétés disposent de leurs propres serveurs et bases de données, et seule la base dédiée aux ressources humaines est partagée. Il était essentiel, pour la bonne transmission des contrats, notamment des intérimaires, d’avoir la possibilité de les consulter d’un site à l’autre sans avoir à transporter des valises de documents papier. C’est devant la pertinence et la force de l’outil NOVAXEL que nous avons décidé d’élargir ses attributions à tous les compartiments de notre société. »
- CHOIX DE LA SOLUTION
Le groupe Guenon est passé par la société IRIUM pour mettre en place la solution de GED NOVAXEL. « Notre premier besoin était identifié, nous avons essayé NOVAXEL pour les ressources humaines puis étendu à l’ensemble de notre système d’informations, mais nous n’avons pas demandé à la société lyonnaise d’appliquer des modifications spécifiques à sa solution car son architecture est suffisamment souple et polyvalente pour que nous n’ayons pas eu à effectuer d’éventuelles adaptations. En outre, l’offre commerciale, avec un service central à coût fixe et des modules complémentaires à la carte, convient parfaitement au groupe qui, poursuivant sa croissance, détecte de nouveaux besoins. »
- BÉNÉFICES
« Nous avons immédiatement apprécié d’avoir un accès direct et très facile à tous les documents, quel que soit le poste dans l’entreprise où nous nous situons, » indique M. Guenon. « Cela représente un gain de temps considérable, nous évitant de nous perdre dans la paperasse, donnant par ricochet une bonne économie d’échelle à tous les collaborateurs. Le système de contrôle des accès est aussi un atout : je détermine qui peut accéder aux bases de données en dehors du groupe. »
- ÉVOLUTIONS
Le groupe Guenon prévoit un renforcement de ses outils de GED pour améliorer et lisser la chaîne de commandes et de validation des factures en magasins, par la mise en place d’un système commun d’archives, accessible à la fois en back-office et tout au long de la chaîne logistique. « C’est fondamental de pouvoir si besoin imprimer une facture sur un quai de livraison pour remplacer celle qui aurait pu être abîmée par le transport ou dégradée ; cela permet en outre aux responsables de site d’avoir en direct une vision de la chaîne logistique, s’assurer que les différentes phases sont respectées et validées. C’est également une manière de conforter la relation avec nos clients et revendeurs, qui savent que tout est facilement disponible, que tout litige peut être solutionné très vite. Cette confiance est fondamentale dans les métiers autour du vin, dans le monde agricole, où tout se sait vite et où tout problème peut entraver le bon développement commercial. »
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